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如果看过《尽管去做》 这本书，了解 Getting Things Done（下文简称 GTD）理论，一定对书中的这张图不陌生：

简单来说，我们在工作、生活中遇到需要处理的信息，根据用处被分为备忘、参考资料、项目计划、日程表和待办事项。一个良好运转的效率工具流，需要处理好其中的每一类信息。

因此，开发者们通常是针对其中某一类信息，设计出备受好评的效率工具。任务管理类的代表作有 OmniFocus、Things，日程管理类的有 Fantastical，备忘笔记类的有 Bear。不少应用更进一步，尝试应对不同的需求，例如 Sorted3 融合了日程规划和任务管理。

如果说有一款效率工具，能够应对这套工具流中的各种场景，而且无论个人还是团队，都能满足高效工作的需求，肯定会认为有点太过理想化了。

但滴答清单正朝着这个理想进化。不要被名字中的「清单」误导，滴答清单其实是一款以任务管理为核心，能够兼顾全平台、多场景的效率多面手。

All in one 的个人效率多面手

设计关乎效率

判断一名士兵是否优秀，只需要看他的配枪的保养情况。同理，一款效率工具的好坏，从它的设计就能初见端倪。优秀的设计能让使用者自然操作，不会被粗糙的细节干扰到使用流畅度。

而关于滴答清单的设计，则要从它「出口转内销」的故事说起。与绝大多数国产应用不同，2013 年滴答团队就发布了滴答清单的国际版「TickTick」，2014 年 9 月才登陆国内的应用市场。

这样的经历，让滴答清单的设计保持了简洁、克制。没有广告只是最基础的，合理的信息布局才是体现滴答设计实力的地方。应用首先根据场景划分模块，例如任务、日历、打卡等功能，分散在不同的页面中，保证互不干扰，同时统一收拢在左侧边栏，方便随时切换。

而每一个模块之下，则依据需求设计布局。例如最常用的任务管理页面，遵循经典的「三栏式」设计，左侧是列表栏，根据属性从上至下分成智能清单、列表、标签和过滤器。中间一栏是任务列表，右侧则是任务详情。

功能多的应用最怕界面繁杂，而滴答清单做到了克制，同时给了用户选择的权力。如果你不常用日历和打卡等功能，可以在设置中关闭，把滴答清单当一个纯粹的任务管理工具即可。

基石般的任务管理

设计上的克制，不意味功能上的缺失。相反，滴答清单是一款功能完善，极为现代的任务管理工具。

首先是任务的收集，作为一款横跨苹果、Windows、安卓多平台的工具，滴答清单提供了无比周全的收集方式。除了常见的浏览器插件、Windows 小部件、iOS 共享等方式，需要特别介绍的是通过微信小程序和公众号收集任务。

为何这是值得了解的功能？在实际工作、生活中，任务来源最频繁的可能就是微信。无论是客户、同事还是家人，都会通过微信向我们扔来一个个事情。收集的最高原则就是「快」，没有什么能比直接在微信之中完成收集更快的了。

为什么滴答清单可以为成为「极为现代」的任务管理工具，其实观察同类应用，例如 OmniFocus、Todoist，这些任务管理工具的特色可以总结如下：

1. 丰富的任务属性；
2. 灵活的任务分类方式（文件夹或标签）；
3. 强大的筛选机制。

这三点在滴答清单中显示的淋漓尽致。在整理任务环节中，任务本身支持各种属性设置，例如文本、附件、日期、重复、标签，其次还能增加检查事项和子任务，实现任务的多层嵌套。更丰富的任务层级，意味着我们可以实现更灵活的管理。

用滴答清单做任务管理真正的好戏在任务的筛选上。除了应用提供的智能清单和用户创建的清单，用户还可以根据标签查看对应任务，通过过滤器创建针对某一特定场景的清单。例如设置一个「未归类」过滤器，将未被添加标签和日期的任务筛选出来，防止这些任务被遗忘在如小山堆积的收件箱或任务列表中。

用滴答清单做任务管理，没有什么功能是你需要、而它没有的。

笔记才是真正的收件箱

如果回看 GTD 的那张工具流程图，你会发现效率工具的起点不是任务管理，而是未经处理的笔记。在其他任务管理工具中，通常以收件箱为起点。尽管滴答清单的任务模块中也有收件箱，而实际上，利用它的笔记功能，才是高效工作真正的起点。

在滴答清单中，可以创建专门的笔记清单。以往我们收集任务的时候，通常会顾及如何写任务名称。但在笔记清单里，其实可以直接将想记的事情直接平铺直叙地写下来，之后再做处理。然后，将收集到的笔记逐一回顾，判断它的属性。如果是值得保存的备忘，就加上相应的标签；如果是需要下一步行动的待办，则可以直接转为任务，如果是没有实际意义的内容，不妨直接删掉。

其实，即使是任务，也可以发挥滴答清单的笔记能力。滴答清单中的任务描述支持 Markdown 语法。点击任务的详情，你会发现输入框底下有 A 字母下划线。点击就有了这些个操作按钮，支持标题、加粗斜体下划线、高亮、链接、无序、有序列表等主流的 Markdown 语法，当然还支持插入图片。

有了如此强大的笔记功能加持，滴答清单就可以当作备忘工具使用。虽然还不能完全替代项目中所需要文本工具，但作为一个灵感的收件箱完全能胜任。

提升专注效率的功能

说完任务管理和工作备忘，滴答清单还有诸多特色功能。他们与笔记和任务管理相结合，能有效提高工作效率。

日历是工作中重要的效率工具，它不仅能起到帮我们记住事件时间的作用，也能帮我们合理安排自己的工。例如在月视图中，可以直观地看到日历日程和待办事项的数量，从而调整任务的时间，以免出现多个任务堆在同一天，导致完不成的情况发生。

另一个值得尝试的功能是番茄时钟，在「经过 1700 个番茄时间，番茄工作法改变了我什么」写道：

番茄工作法事实上是一种对人自控力的训练方法和在现实中延伸，而不是从外部强加于人的法则。

因此，将番茄时钟与任务管理相结合起来，是再自然不过的。任务管理中的一大难题就是难以精准预测某项任务需要多长时间，而如果运用番茄时钟，除了可以帮助自己专注，还可以提到统计的作用。经过一段时间数据积累，就会对工作中某个环节需要的时间，有更精确的统计，从而帮助自己在之后的规划中，合理安排任务的数量。

除了日历和番茄时钟，滴答清单还可在打卡模块中培养自己的习惯，在四象限模块中规划自己的任务，这里限于篇幅不做详细介绍，但都是值得一试的功能。

强得很的团队高效协作

滴答清单支持清单共享给其他用户，在共享清单中，可以将任务指派给特定成员，从而实现任务协作。

但比起个人的效率工具，其实支持团队协作的效率工具更难做。所谓团队协作，不是简单地增加共享功能，而是要解决团队成员协作时最容易遇到的问题：团队成员间的信息不同步。只有尽量解决这个难题，才能帮助团队更高效地协作。

看板模式看过来

在上文介绍滴答清单的任务管理时，其实故意没有提及一个「杀手级」功能：看板模式。尽管看板模式在个人任务管理中也非常实用，在团队协作的场景中，它更显得必不可少。

「看板」这一工具的出现，就是在丰田工厂中，方便展示各个生产环节的进度。因此，看板的本就不是为项目经理一人，而是为整个团队所准备的。团队成员在看板上可以看到所有项目的进展，从而保证每人都对其他人的工作状况有所了解。在数字工具组的 远程协作 中，就利用到滴答清单的看板模式。

在滴答清单的清单（例如付费栏目）中，将看板根据文章的生命周期（约稿 - 编辑 - 审稿）分组，这样可以一眼看到每篇文章处于何种阶段，每个阶段下有多少稿件要处理。当某个环节出现积压时，就需要我们额外花时间处理，保证文章的稳定产出。

同时，在每一组中根据负责人排序，还能直观地看到任务的分配清单，方便成员间随时交接任务。

沟通交流解决信息差

看板模式可以看作一种「被动」展示项目进展的办法，而直接在任务评论中沟通，可以更为主动地解决成员间的信息差。

在数字工具组的协作流程中，通过「指派」完成任务的分配后，我们就开始分头行动，等到任务有所进展，则将动态发在评论区，使之成为任务日志的一部分。如果需要交接任务，不需要离开滴答，在评论区可以@同事，同事将任务指派给他即可。

另外，每个任务被创建或编辑都会自动生成活动日志，对于团队来说，可以随时查看整个任务进行过程中，哪个成员做了何种操作。另外，对于日期、标签的支持，也是滴答清单更胜一筹。

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