东西我都装好了 | 「古方」新用:用「5S」法则重塑你的收纳整理逻辑
2021-05-26 15:30:19 Author: sspai.com(查看原文) 阅读量:142 收藏

东西我都装好了 | 「古方」新用:用「5S」法则重塑你的收纳整理逻辑

编注:本文是少数派 × tomtoc「东西我都装好了」征文活动的入围文章。本文仅代表作者本人观点,少数派对标题和排版略作调整。

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好的收纳就是整整齐齐吗?很多人就是这么认为的「哇,好整齐啊!」「居然是按照颜色排序的耶」「想找一样东西变得更容易啦」「一顿收拾以后空间变大了」……但大家有没有想过,不出意外另一个熟悉的场景就会随之而来:整理好花一星期,但搞乱只需要一天。

这是为什么呢?

可能你会怪自己不够勤快(这不是人之本性嘛),或者自己东西太多太杂了(若想生活丰富多彩,五花八门的物品少不了),可能有一些道理,但并不是无法维持「有序」的根本原因。归根结底,还是物品布局与自己的「工作流」不匹配。

如何解决呢?

很多人会第一时间想到近藤麻理惠以及她的《怦然心动的人生整理魔法》,的确很棒,尤其适合整理房间和衣柜的场景。不过如果不严谨地按照「道、法、术、器」对它进行分类,书中对「道」的描述过于宏观,对「术」的描述适用范围又相对狭窄,不能实现「一本通吃」。与之相近的还有《断舍离》《小家,越住越大》《整理的艺术》等等。在这里推荐把以上方法作为「起居室场景」下的收纳整理法来使用,对于通用的日常工作学习场景,推荐使用「5S」1。5S 作为广泛流行于现代制造企业中的一种基础方法,起源于上世纪 50 年代的日本,美国质量学会(ASQ)对 5S 的定义是:

5S 是一种基础管理方法,其结果是创造一个干净、整洁、安全有序的工作环境,以帮助减少浪费和提高生产力。5S 是为了帮助建立物理和精神层面上高质量的工作场景而设计。

原文参见:https://asq.org/quality-resources/lean/five-s-tutorial

正确理解 5S

「5S 就是经营本身」—— 越前行夫

日本企业 5S 教育专家越前行夫强调要先正确理解 5S 的本质,企业推行 5S 才有意义。那么「经营」对于我们个人来说,意味着什么呢?

有人说「要把自己当作一个团队」,在当今环境下的确很有道理。同样地,我们可以把「经营」理解为「动态地策划个人的工作生活」。回到本次讨论的主题,我们可以把 5S 作为「工作流」来对待,通过收纳整理日常桌面上的有形物品,优化完善无形的工作流,用 5S 完善工作学习的思路和方法。让我们一起「给脑袋洗洗澡」吧!

5S 具体是指以下五个步骤,「5S」的叫法来源于日语中的5个首字母:

中文日文定义
整理Seiri丢弃不要的物品
整顿Seiton时常保持整洁
清扫Seiso做到随时能够取用想要的物品
清洁Seiketsu时常维持整理、清扫、整顿的状态
素养Shitsuke遵守既定规则,保持以上效果

5S 对于我们来说的最大价值是作为「通用底层框架」,串联日常工作学习的各大场景,并能以较低的成本帮助我们直观地发现问题所在,保持舒适的环境和良好的生产力,最终产生幸福感。

001_5S的意义
5S的意义

明确了使用 5S 的目的后,我们开始按步骤顺序进入具体实施阶段:

整理

正如本文开头所说,5S 中的「整理」并不是将物品摆放的整整齐齐井井有条,而是「丢弃不要的物品」。因为,需要的物品和无用的物品堆放在一起会降低必需品被发现的概率,从而导致无法发挥它的价值,同时,在当前办公/居家每立方米空间成本高企的背景下,废弃物多留一天就会增加一天的存储成本。时间久了,被塞满的抽屉里放的什么早已不记得,就算知道,取用的时候也很不方便。

确定整理对象

整理就是丢弃不要的物品,一般来说,物品(包含无形的信息)可以分为以下三类:

  • 不能使用的:因为故障或过时,已没有使用价值的物品,如果修好还能使用可以去送修,但放在那里不管的话就成了无用之物。
  • 不打算使用的:指如果想用也能用,但基本上不会再用到的物品,比如维护成本很高而用起来「不划算」的物品,或者已有更新的而被替换下来的旧物(比如更新换代频繁的数码产品、衣服等)。这类物品最具有迷惑性,「食之无用弃之可惜」,相信我,大概率你永远也不会再用·它了,如果现在不去处理,数量会越积越多。
  • 打算使用的:目前正在使用的物品和资料。
001_整理物品的分类01
1-1整理物品的分类

初次整理过后,应该会清理出不少不需要的物品,接下来秉持不浪费的原则,可以将还有残留价值的物品送人、通过闲鱼等平台出售或直接找对应的回收平台,无用的物品按照本地垃圾分类要求丢入垃圾桶或者直接销毁(比如信息类无形物品)。

整理「幸存者」:有用的物品

有用的物品也需要进一步分类整理:

  • 经常使用:一天用一次及以上的物品或某个特定的工作学习场景下的必需品;
  • 偶尔使用:一个月用一次的低频使用物品;
  • 也许会用到:反过来说就是也许不会用到,所以这类物品也是被整(diū)理(qì)的对象。可能你会抱有「扔掉之后万一用到怎么办?」的想法不舍得,但如果留下此类物品一定会导致该类别物品越积越多,要么占用房间空间,要么撑爆你的硬盘,且真正会用到的概率非常低。
001_整理有用的物品02
001_整理有用的物品02

明确丢弃的标准

整理的难点就在于如何把握物品丢弃的标准,明确这个问题很重要:

  • 期限:这个物品用到什么时候为止;
  • 次数/用量:这个物品在某个时间段内会使用几次;
  • 范围(针对信息):是不是我感兴趣范围内的资料;

不知大家有没有注意到,我们面对食品饮料时,能够非常明确地判断是扔是留,因为它们都有明确的保质期;抑或是某某欠你 100 元,一般也能约定一个归还期限。同样道理,我们可以给「也许会用到的物品」设定一个截止期限,例如,3 个月内如果用不到就丢弃。当然,期限不建议设置的过于绝对,不同的物品适合不同的期限,比如胶带这种易耗品,其中一种宽度已经一年没用过了,而且复购成本很低,也很方便,完全可以设置一个较短的周期避免落灰(其实最好是当初就不要买,实践 5S 一段时间后,这方面的能力会大幅提升),而本身不易损坏且不占空的工具,比如打孔器根据个人需求,有可能半年才用一次,完全可以设定周期延长到 1 年。

其次是使用频次/用量,例如,有一年(甚至忘记了哪一年)双十一,我囤了 4 桶 2kg 装的洗衣液,今年整理洗手台和柜子,发现角落里居然放着一桶全新未开封但已过期一年的洗衣液。你说气人不气人吧!因此,如果不是因为特别难买或者有升值价值的易耗品,手头只需要备一周或一个月的用量即可。对于崇尚精致生活的人士,甚至可以效仿企业,制定一套「安全库存」清单,按单购买,拒绝扯皮。

无形的数据信息,同样需要明确丢弃的标准。举个反例:我在 2021 年整理快满到溢出的硬盘时,发现居然还保留着 Windows XP 时代的工具安装包,早就无法使用了,多余的话不必再说,仓鼠症不可取。

至此,「整理」的实施流程已明确:① 确定整理对象→② 确定丢弃的标准→③ 根据标准区分要丢弃的物品→④ 执行丢弃。其中第 ①② 步由于加入了人的判断,容易受心情左右,但只要明确了 ③ 的标准就没什么难度了,真正有难度的地方在于面对家人/朋友的影响,毕竟是家庭资产,「垃圾」和「宝贝」之间的界限并没有那么明确,因此,建议制定标准时一定要全员参与,消除异议。

整理的核心原则

2-3整理的核心原则
2-3整理的核心原则

自己花钱买的东西,任谁都不会轻易丢弃,所以整理的关键点之一就是要有丢掉物品的勇气(参考《断舍离》),还要有一定的决断力,因为无法丢弃无用之物/信息的人,也无法发挥有用之物/信息的价值。

除去工具书,那些翻了一遍的书、杂志可能再也不会看第二遍;硬盘里的「资料」越积越多,最后把有用的信息淹没在了数字的海洋里,因为分类整理信息也是一项大工程也就导致懒得整理,不忍割舍过去,也很难有新的创意、想法产生。

当你真正实施整理的时候,一定会遇到各种障碍:

  • 这个盒子是当年 Matrix 社区给的礼品包装,现在已经绝版了,我可不能扔!是的,可以不扔但不能空放着浪费空间,可以改造成储物空间或赠送他人。
  • ……

只要开了一项特例,「特例」就会越来越多,最后失去了整理的意义。因此,建议除了确实有价值的物品/信息,不要人为设置「例外」,所有物品一视同仁。

防患未然,整理最重要的原则就是要想方设法预防「无用之物」产生。

  • 不买无用或超过自身真实需求之物,对于最初需要但后来不需要的物品,反思一下自己买东西是否没有前瞻性?对于超量购买的情况,需要考虑一下后续购买周期的合理性;
  • 耐用品尽量选择多功能;(也有例外,需要考虑性价比和必要性)
  • 耗材(比如电池、替芯等)尽量选择通用规格;
  • 尽量减少购买含有过度包装的物品;

整理 Tips

整理是整个 5S 流程中最耗时和重要的一件事,这里有一些小技巧供参考:

善用标签贴纸:可以借助生产企业中常用的不合格品、待处理品标签或小尖头标签让整理的过程更加直观省力。整理的时候顺手贴上不同颜色的标签,可以帮助快速归类,避免了手写的低效。

2-4标签贴纸
2-4标签贴纸(图源:淘宝)

设置临时存放点:有些物品在整理时不易判断,或不舍丢弃,也不是非要肝肠寸断不可。可以把它们快速集中到一个临时存放点,并且设置一个截止期限,比如一个月以后处理。届时依依不舍之心已经不那么坚决(看,我一个月都没用到它!),扔起来就容易得多了。

2-5临时整理箱
2-5临时整理箱

分批次丢弃无用物品:为了「无感」丢弃无用物品,可以用小量分批丢弃的方法。

三现原则:现场、现物、现状,不要堆积,当场丢弃。

定期进行整(diū)理(qì):根据「无用之物」产生的周期定期进行整理,放心,只要第一个循环仔细做下来,以后的整理就会轻车熟路,不会耗费大量时间。

清扫

终于到了让人熟悉的(dà)5(sǎo)S(chú) 环节,5S 中的清扫与我们常常进行的大扫除非常相似,但也有一些细节不同,对于我们个人来说,也没必要严格按 5S 的方式进行。整理结束后立即进行清扫,不要的物品没有了,就能腾出空间来,但需要进行清扫才能使用。除了能带来令人愉悦的环境外,清扫的价值主要体现在如下三个方面:

  • 安全:及时清除工作学习台面、地面的水渍、油污、粉尘和碎屑等可以避免发生触电、滑倒等危险;
  • 人身健康:粉尘、霉菌等容易导致疾病;
  • 设备、电器等物品在粉尘、油污的环境下容易发生故障,并会减少使用寿命;

所谓清扫就是将污渍与人所接触或看到的台面等彻底分离开,并将其收集入垃圾桶。

3-1清扫的内容
3-1清扫的内容

确定清扫时机

工作学习现场是清扫的重点区域,因为那里除了人以外,还集中了所有的资源。那么,什么时候清扫好呢?一般来说,定期和不定期清扫两种方式结合起来更好。定期清扫相当于一次全面的大扫除,比如一周进行一次;不定期清扫的时机越早越好,也就是看到脏了要立即清理,因为绝大部分污渍(例如胶带、标签、胶水、咖啡和油污等)存在的时间越久越难清理,同时也能让以后的大扫除变得轻松。

清扫用具准备

清扫用具准备时,建议遵循「三个必要」原则,即准备必要的用具、放在必要的位置、随时处在必要的状态。也就是说,根据我们的现场需求配置,容易产生粉尘碎屑的地方建议备好合适的吸尘器;把清扫用具放在可以随手拿到的位置,帮助养成随时清理的习惯;用过的吸尘器要及时清理,抹布及时清洗,保证随时可用的状态。我甚至取消了办公室配置的垃圾桶,制造的垃圾随时起身丢在洗手间门口的专用垃圾桶中,既确保工作环境中无垃圾又能活动下身体。

清扫的核心原则

3-2清扫的核心原则
3-2清扫的核心原则
  • 创建便于清扫的环境:在确保安全的前提下尽量减少狭小不易清扫的卫生死角,减少容易掉落物品不稳定区域;
  • 清扫和检查同步进行:清扫的过程并非全程无脑打扫,要同步对清扫对象检查,检查是否有安全隐患(插座是否有未插紧的电源插头,线缆是否破损,电器附近是否有水源)、检查是否有需要丢弃的物品、检查家具、电器等是否有损坏(比如螺丝松动、家具开裂等)。通过清扫能够发现异常并立即消除,还可以制定防止再发生的对策并实施。
  • 设法保持清扫的成果:尽力清扫不如保持清洁,不脏就不用清扫了。仔细观察当前的工作学习环境,哪些地方容易产生脏污就去设法消除这个源头。

整顿

整理、清扫完成后是否就万事大吉了呢?请大家想象一下这个场景:所有有用的物品都已经摆放得整整齐齐,视线所到之处也一尘不染。可当你真正想要使用某个小物品时,一时想不起放在哪里,于是花很长时间翻来翻去,东西找到的同时现场也弄乱了…… 这就是没有趁热打铁做好「整顿」带来的后果。

如果说 5S 里的「整理」、「清扫」属于低(wú)级(nǎo)别操作,那么,第三步「整顿」绝对算得上最「ruì」高「zhì」级别,因为前两步只能解决留或扔以及整齐清洁的问题,并未在好用的层面上彻底改善,而我们费力折腾现场不就是为了在舒适的环境下生产力大涨吗?所以,整顿这步必不可少。

所谓整顿,就是指「想要什么可以立即拿出来,用完还能立即方便地物归原处」。就好比我们在键盘上盲打,每个按键都在合适的位置上。整顿的重点就是科学合理地「给物品定位」,这里所说的科学就是指人体工学工业工程(IE),前者是为了使工作台面尽可能地符合人体自然形态,减少疲劳和对健康的影响,后者是专门研究动效,使动作路线2趋于合理,减少动作浪费提高生产力。因为实际桌面布局和动线设计个性化太强,需要针对个人需求定制,本文只列举一些通用例子以求带来启发,不做细谈,感兴趣的朋友可以自行查阅相关资料,更重要的是要亲自动手试一下自己的活动范围和动作路径,才能找到最适合自己的布局,从而在根本上优化自己的动作路线,消除动作浪费,减少疲劳,生产力自然会提高。例如,下图是一个典型的工作台面:

4-1高效动线区域
4-1高效动线区域

人在坐姿最舒服的状态下伸出双手在桌面上画一个弧线,范围内就是相对高效的区域。根据你的使用场景,把「使用频率最高」的物品布置在高效区域,「使用频率最低」的物品布置在桌面的角落甚至移出桌面,对于常用物品数量较多或空间不足(比如宿舍)的朋友,可以用洞洞板或者两层置物架来提高工作台的利用率。

还可以进一步把工作台上的微观动线优化扩展到居家的每一个角落,比如客厅、厨房等,用心的话,甚至可以通过优化家具摆放布局实现一次家装的低成本升级。

实施整顿

在实施整顿前,必须要先完成整理和清扫,避免无用的物品摆放在高效区域而失去改善的意义。优先整顿那些需要花时间寻找的物品,有安全隐患的物品以及容易拿错的物品,把这些重点、难点解决掉,剩下的就水到渠成了。在这里要提醒几点:

  • 自己的「战场」不要交给爸妈整理:最懂你的人是你,别人整理好的桌面是 TA 认为的好桌面,并不适合你,另外依赖别人整顿的话,也很难持久下去;
  • 共用的空间要让所有人都知道你的布置重点在哪里,都知道该去什么地方取用,更重要的是用完要放回哪里。
  • 整顿的时机:整顿要循序渐进,动态实施,在整顿或使用的过程中发现改进点立即记下来,思考如何改善,然后实施改进。就像质量管理中的 PDCA 循环一样,让整顿的效果越来越好。
  • 整顿和排列虽然都是把物品摆放好,但整顿的要点是为物品设计合理的位置以便做到可立即取出,排列只需要按照某一属性摆放整齐就好。我们可以在整理前,将物品排列整齐,这样也便于后续设计物品摆放位置。
  • 体积较小的物品、纸张以及线材非常容易乱作一团,建议使用合适的整理盒或物料架分隔放置,做到不堆积不混放以及标识明确。

善用线条

整顿过程,实现「物归原处」非常重要,为了直观地帮助我们养成用完物品顺手归位的习惯,我们可以借助给区域边界划线的方法,使用不同颜色的胶带分割那些「较为固定」的区域。

4-2桌面区域划分示例
4-2桌面区域划分示例

划线胶带推荐使用彩色窄胶带,配合统一的颜色定义及标签,做到直观一目了然。

4-3桌面定位胶带
4-3桌面定位胶带(图源:淘宝)

向「最佳实践」学习

超市货品架作为久经考验的多物品摆放地点,非常值得我们借鉴。

4-4商超货架-unsplash
4-4商超货架(图源:unsplash)

商超便利店需要在相对较小的空间内放下众多日常用品,我们应该向其学习以下几点:

  • 定位:不同类别的物品总是有固定的摆放位置;
  • 优化:热销品摆放的高度都是相对比较适合拿取的位置;
  • 可视化:分类、价格等等关键信息标识明确易懂;

清洁

此清洁非彼清(dǎ)洁(sǎo),5S 中的「清洁」是指对前面三个 S (整理、清扫、整顿)成果的维持,正所谓创业容易(?)守业难,在第一次实践 5S 的时候会对现场有比较大的改善,但要想维持这种效果很难,不然也不会有那么多「放弃治疗」的案例,而且如果不能保持住 3S 的效果,前面所做的所有努力就白费了。

清洁应该时刻进行。

5-1清洁核心理念
5-1清洁核心理念

数据文件的清洁

作为信息载体的数据文件也一样需要清洁,即不定期回顾个人知识库(个人目前使用 DEVONthink),丢弃不再有用的数据,经常对文件进行再加工,内化为自己的东西,然后不断地维护更新 Group、整合、输出新的内容。例如下图是在某次整理个人知识库时,首先列出所有现有文档主题,然后整理归类到相关的领域:

5-2 文件分类
5-2 文件分类

之后随着更多新内容的加入和对兴趣领域深入的了解,参考杜威十进制分类法更新、创建知识库中的 Group,这就是简化版的信息「清洁」过程。

5-3 DEVONthink的Group
5-3 DEVONthink的Group

素养

素养就是遵守既定规则,这里的「规则」是指前面的 4S ,能够发自内心地做好整理、清扫、整顿和清洁,具体做法就是:不要的物品及时丢掉、经常清扫干净、物归原处便于随时取用,简言之,就是通过实践前面的四个步骤,逐步养成良好的行为习惯,让 5S 由外在的方法论内化成自己的本能

如何做到呢?

素养的基础在于 3S,「整理」「清扫」「整顿」能够持续实施下去,自然就具备了「素养」。

6-1素养与3S的关系
6-1素养与3S的关系

理解规则

既然素养是指遵守既定规则,那么规则都有哪些呢?

除了人人都知道的法律法规之外,我们更应该关注「常识」:

  • 3S:整理、清扫、整顿的原则;
  • 角色职责:我们作为家庭成员、公司职员等角色,在相应的生活、工作领域中所应承担的责任;
  • 安全相关常识,比如用电、用水、用气,急救以及预防自然灾害等;
  • 兴趣爱好所在领域的基本常识,只有了解这些常识我们才能够判断哪些物品好用,如何布置定位更合理。

快乐 5S

无法正确理解规则就无法遵守规则,掌握了规则制定背后的原理,就能更好地提高素养。企业中推行 5S 若想持久,需要让身处现场的「人」满意,简言之就是不做报告(表面文章)、不设截止期限、不进行评分比较、以现场人员的感受为主。肯定有人看到这会问:“让现场人员感到满意和舒服,不做 5S 就是最好的选择呀!”那么,我们假设一家企业不推行 5S ,一点也不,长时间运行下去,现场会有什么变化呢?极大概率变为垃圾随处可见,找东西的时间比使用的时间还长,处处存在安全隐患……想想我们自己在家的时候,如果「放飞自我」一星期不整理打扫,会是什么情景?相反,如果以每个工作生活的场景的目的为导向,精心策划现场的物品布局,订立必要的维护规则并执行下去,才会帮助身处现场的我们真正感到满意和快乐,你说对吗?

后记

收纳整理是一件非常个性化的事,个人喜好以及主要场景千差万别,本文尝试借助传统工作经验转化为适合个人的通用框架,供有意从根本上解决收纳整理难题的朋友参考。


随着 5S 在各行各业流行起来,加入不同的元素,就有了 6S、7S、8S 之类的衍生版。 

动作路线往大了说就是人在房间里工作学习时的行走路线,往小了说就是人手、眼或脚的活动方向,越合理越舒服。 

ThomasTeng

知识管理,时间管理,匠人造® 创始人 https://thomasteng.com


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