毕业季,送你一份论文格式调整指南
2021-04-30 12:12:23 Author: sspai.com(查看原文) 阅读量:207 收藏

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文章代表作者个人观点,少数派仅对标题和排版略作修改。


当一个同学问我论文格式问题时,我欣然应允,当两个、三个同学问我论文格式问题时,我意识到了某个问题的存在,当预答辩的老师在那里说着「你们不会比对着学校的格式要求一个一个看吗」的时候,我终于恍然大悟,啥,就那个写的不清不楚的东西?所以我打算以硕士论文模板为基础,自己整理一份 Word 版论文格式要求,补充一些缺失细节的同时,给出在 Word 中进行这些格式设置的方法。文中一些图片可能无法看清楚,可以点开大图查看。

不使用 LaTeX 的原因主要是学校要求最后的提交版本是 doc 或 docx 格式,而 LaTeX 转 Word 终究无法尽善尽美。

为了描述方便,先声明 Word 中几个区域的标准叫法,如下图所示。

1. 论文组成

学位论文主要部分由前头部分、主体部分和结尾部分(只限必要时采用)组成,各部分包含的内容如下表所示,其中,扉页和摘要需要中英两种格式,主体部分通常有页数要求,与学校、学位类型都有关。

类别组成
前头部分封面,扉页(题名页),声明(独创性声明) ,摘要 ,目录 ,插图和附表清单(只限必要时),缩略字、缩写词、符号、单位表(只限必要时),名词术语注释表(只限必要时)
主体部分绪论(前言、引言、绪言),正文, 讨论、结论和建议
结尾部分参考文献 ,致谢,攻读学位期间发表的论著、获奖情况及发明专利等项,作者从事科学研究和学习经历的简历,可供参考的文献题录(只限必要时),索引(只限必要时)

2. 格式要求及设置方法

2.1 纸张大小与版芯

要求纸张大小为标准 A4 复印纸(210mm×297mm),版芯(打印尺寸)160mm×247mm(不包括页眉行、页码行)。

Word 默认纸张大小为 A4,但默认版芯大小和需求不同,而且没有办法直接设置,需要通过调整页边距来得到。页边距等于纸张大小减去需要的版芯尺寸,以左右页边距为例,大小为 (210-160)/2=25mm,上下页边距经过计算同样为 25mm。

在智能搜索框搜索「页面设置」,然后在弹出的窗口中将上下左右页边距均设置为 2.5cm。

2.2 正文

Word 中大部分格式设置的基准都是正文,因此首先来设置正文格式,且为了减小对其它部分的影响,遵循最小更改原则。正文格式要求为

  • 汉字小四号宋体,外文、数字字号与同行汉字字号相同,字体为 Times New Roman 或相近字体;
  • 每页 30~35 行,每行 35~38 字。

这里缺少行距和对齐方式的说明,网上有部分说法为行间距设置为 1.5 倍,但很可惜不满足第二个要求,学校的模板论文行间距设置为固定值 22 磅,满足要求。为了排版美观,对齐方式选择两端对齐。

右键「开始」选项卡「样式」功能区的正文一栏,设置字体、字号、行间距和对齐方式,如下图所示。

格式要求中还缺少对段落缩进的说明,为了不对正文样式产生影响,采用写作时手动在每一段起始输入 Tab 键的方式。由于 Word 默认的制表位为 1.75 字符,我们需要先将其修改为 2 个字符,方法如下图所示。

键入四个空格可以取得相同的效果,上图中打开了「段落」功能区的显示/隐藏编辑标记,可以让我们看到这两种方式的异同,该按钮也可以用于删除空白页时查看隐藏编辑标记。

2.3 标题

论文标题的排版格式要求如下表,只分至第四级,再分可用(1)(2)或(a)(b)等形式。不同级标题的阿拉伯数字编号之间用点「.」(半角实心下圆点)相隔,最末级编号之后不加点。摘要、目录、参考文献、致谢等标题作为第一级标题排版。

标题字号字体格式举例
第一级(章)二号黑体居中,占3行第 1 章 XXX
第二级(条)三号黑体居左,占2行1.1 XXXXXX
第三级(款)四号黑体居左,占2行1.1.1 XXXXXX
第四级(项)小四号黑体居左,占1行1.1.1.1 XXXXXX

隐藏的要求包括

  • 一级标题为第 1 章、第 2 章,不能是第一章、第二章,且中文和数字间应有空格
  • 一级标题占 3 行的含义是段前 1 行,段后 1 行;二三级标题占 2 行的含义是段前 0.5 行,段后 0.5 行
  • 标题中出现的外文和数字字体依然是 Times New Roman,字号与同行汉字字号相同

多级标题的格式设置和正文相似,都是在「开始」选项卡的「样式」功能区进行修改,下面以一级标题为例进行演示,字体设置时字形默认为加粗,记得勾选为常规,行距本身应该为单倍行距,但最终效果不太好,因此选择了保持和正文相同。

用同样的方式设置二级和三级标题,字体字号参照上面的格式要求,对齐方式选左对齐,段前段后 0.5 行。「样式」功能区的标题级别只到标题 2,三级标题及以下默认是隐藏的,但是在使用一次上一级标题后就会自动出现,比如,使用一次二级标题后,标题 3 就会出现在「样式」功能区,此时即可对其进行修改。

样式设置好之后,插入标题只需要左键点击样式功能区的对应标题级别即可,然后输入想要的标题名。注意,此时插入的标题是没有第 1 章或 1.1 这样的标号的,需要自己从「开始」选项卡「段落」功能区的多级列表中添加,添加后还需要自己在标号和文字中间加入一个空格。

在「视图」选项卡的功能区中开启导航窗格,可以实时查看各级标题,我们写了一个例子来展示三个级别标题的效果,如下图所示。

2.4 图表和公式

2.4.1 插图

插图包括示意图、曲线图、框图、流程图、布置图、地图等,要求有图号、图题、图例。图号编码用章序号,如「图 2.1」表示第 2 章第 1 图。图号与图题文字间置一字空格,置于图的正下方,图题用五号字,字体可用宋体,须全文统一,图中标注符号文字字号不大于图题的字号。此外还有几个补充说明

  • 图题与图应当连在一起,不能断页;
  • 图的横纵坐标应有单位,中英文应统一;
  • 图片中空白部分不能太多,不然老师会给出图片太大的评价;
  • 考虑到黑白打印,统计图表不要使用颜色区分,柱状图饼图等使用不同的填充线条,折线图的点使用不同几何图形。

由于我们将正文行距设置为了固定值,此时插入图片只会显示一小部分(默认插入格式为嵌入式),一种解决办法是将图片格式设置为文字环绕-上下型,但这种方式会导致图片浮动在正文中,稍有不慎就不知道飘到了哪里,合适的解决办法是在「开始」选项卡「样式」功能区新建一个单独的图片样式,如下图所示。考虑到插入图片样式的不同,若有必要可设置段前 0.5 行。

在待插入位置点击样式功能区的「图片」,然后从「插入」选项卡插入来自设备的图片,即可完成图片的插入。为了将图号与章节序号关联,使得论文改动时它可以自动更新,我们使用题注功能插入图号与图题,如下图所示。右键图片,选择「插入题注」,原生的标签是「图表」两个字,选择新建标签「图」,然后在点击编号弹出的菜单中选择「包含章节号」,分隔符设定为句点,最后,插入位置选择在所选项目下方,正文中用到该图,可以利用「引用」选项卡中的交叉引用插入。

第一个题注插入成功后,「开始」选项卡「样式」功能区将出现「题注」样式,修改其格式为单倍行距,居中对齐,字体与正文相同,中文宋体,数字和英文 Times New Roman,字号为五号。

在用以上方法插入图片和图片标题时,图片与前文段落间距、图片与图题间距、图题和后文段落间距应当是比较合适的,如果有问题,可以在样式设置时自行调整段前段后间距。

2.4.2 表

表号也用章序号编码,比如,表 2.1 是第 2 章中的第 1 表,表题与表号之间空 1~2 字,置于表的上方居中,用五号宋体,表中的内容字号不大于表题的字号。

格式要求中对于行高和列宽都没有指定,表题与上文内容的间距、表题与表的间距、表与下文的间距也都没有说明,但如果我们采用下面提到的插入方式,这些都可以不关心,毕竟,所有没说明的格式都可以用一句「排版美观即可」来描述。另外,一般要求表为三线表,插入步骤如下

  1. 在「插入」选项卡的「表格」中选择需要的行和列数量;
  2. 选中表格,选择无框线,然后勾选上框线和下框线;
  3. 选中表格首行,勾选下框线,此时得到三线表;
  4. 向表格中填入内容,全选然后将内容字号设置为五号;
  5. 选中表格,右键选择「插入题注」,和图片一样,新建「表」标签,调整编号,但位置选择在所选项目上方。

题注设置及最终的效果如下图所示。

2.4.3 公式

公式包括数学、物理和化学公式,正文中引用的公式、算式或方程式等可以按章序号用阿拉伯数字编号(式号),如:式(2.1)表示第 2 章第 1 式,公式一般单行居中排版与上下文分开,式号与公式同行居右排版。要补充的细节有两点:

  • 式号用英文括号包围,不使用中文括号;
  • 公式的释义用统一的表达方式,比如「其中」「式中」。

MathType 是广泛使用的公式输入插件,但考虑到 Word 目前支持以 LaTeX 格式输入公式,这将是我们的首要选择。另外,为了令公式居中而式号右对齐,一种做法是整体右对齐,然后在公式和式号中间插入空格,我们采用另一种更简单的办法,也就是使用一个单行三列的表格,将公式居中置于第二个单元格,将式号右对齐置于第三个单元格,然后隐藏所有边框。公式在固定行距下显示不全,因此使用单倍行距,基于它和图片的相似性,我们采用图片样式进行插入,插入具体步骤如下:

  1. 插入单行三列表格,光标移动到第二个单元格,点击样式功能区「图片」样式;
  2. 在第二个单元格插入公式,此时功能区为公式的相关选项,选择 LaTeX;
  3. 以 LaTeX 形式输入公式,将公式显示模式更改为「嵌入」;
  4. 在第三个单元格输入式号,设置为右对齐;
  5. 隐藏框线。

设置前和设置好的对比图如下:

公式的编号面临和图号表号一样的问题,即后续编辑时的自动更新和文中的引用问题,公式较少时依然以直接输入最为简单快捷,公式较多时,可以考虑使用域代码。

2.5 参考文献

格式要求里关于参考文献只有一句话:采用顺序号编号体系,然后分别给了期刊、专著和学位论文的一个例子,显然这是不够的,我们将要求补充如下:

  • 参考文献使用国家标准 GB/T 7714-2015,最新一版 2015.12.01 开始实施;
  • 参考文献序号使用方括号,如[1]、[2],而不是1、2;
  • 文献作者采用姓在前名在后的形式,欧美作者遵循同样的规范,而且姓为全称,名为首字母缩写,假设作者名为 Albert Einstein,那么规范的书写形式为 Einstein A;
  • 作者不超过 3 个时,全部列举,超过 3 个时,其后加「,等」或 [, et al],注意,等字之前要有逗号;
  • 没有完全理解标准中对于标点符号使用的说明,但标准中给出的示例标点符号全部使用中文符号,但无论中文还是外文文献,每部分结尾使用实心圆点「.」而不使用空心句号「。」;
  • 有不同版本时,第一版不额外说明,但其它版本应使用阿拉伯数字、序数缩写形式或其它标识表示,举例为:O'BRIEN J A. Introduction to information systems[M]. 7th ed. Burr Ridge, III:Irwin;
  • 报纸、公告日期、更新日期、引用日期等,需要具体到某一天时,采用 YYYY-MM-DD 的格式,以短横线相连;
  • 从专著或论文集中析出的有独立篇名的文献,和原文献的关系需要用 // 表示,因此找到的引用格式参考中的该符号不要删掉;
  • 凡从期刊中析出的文献,应注明年、卷、期、页码,卷和期不一定都有,举几个例子:
示例1:2001,1(1):5-6
示例2:2014,510:356-363
示例3:2010(6):23

关于引用格式的参考,大家可能习惯从百度学术中找,但百度学术提供的参考中页码缺失情况比较严重,对于国内文献,可以直接从知网文献页面找到相关参考,如下图所示。对于外文文献,Google 学术提供的引用格式参考较为规范,页码缺失情况不多,如果确实找不到,可以到论文所在原数据库中寻找。

关于正文中文献的引用,可能大家已经注意到了我前面的 Word 截图中有 Zotero 插件,但考虑到文献格式问题,还是使用大家熟知的交叉引用最为保险。交叉引用使用的步骤如下。

首先,在文末新建「参考文献」一级标题,然后另起一行以正文格式插入以方括号开头的列表格式,如下图所示,注意,文献占据多行时,遵循默认格式,第二行不必顶格。

接着编辑正文内容,需要插入参考文献时,在参考文献部分输入正确的引用格式,然后将光标移动到正文需要插入文献的位置,选择「引用」选项卡,在「题注」功能区选择交叉引用,在弹出的窗口中选择对应的文献,如下图所示

插入后的文献标号需要设置为上标形式,可以在插入后直接使用快捷键「Ctrl+Shift+=」,也可以在论文中所有参考文献插入完成后,论文定稿前,使用高级替换功能,如下图所示,注意,为了避免将全文所有方括号格式的内容都替换掉,应不断地点击查找下一处,逐个进行替换。

最后,导出 PDF 时文献编号可能会从上标恢复,所以应当在导出之前复制一份论文,然后在复制的论文里全选所有内容,使用 Ctrl+Shift+F9 快捷键取消所有超链接,将其固化为文本,然后再使用导出或另存为 PDF。

2.6 目录

格式要求中对目录没有说明,根据论文模板、学长学姐的论文参考、询问老师、网上查阅等途径,总结格式如下

  • 一级标题为黑体小三,二三级标题为宋体小四,英文字号与同行中文保持一致,字体为 Times New Roman;
  • 虚线和页码字号为小四,尤其要注意一级标题的虚线和页码大小;
  • 目录行间距为 1.5 倍(有些学校可能有具体要求)。

在「引用」选项卡的「目录」功能区选择自定义目录,根据上述格式进行设置,如下图所示。

设置完成后插入的目录如下图所示,内容改动完成后,右键目录选择更新域,可以根据是否更新了标题内容而选择不同的更新方式。另外,在定稿前,需要手动对一级标题的虚线和页码字号进行调整,然后调整目录行间距为 1.5 倍。

2.7 页眉页码

要求自摘要页起加页眉,眉体可用单线或双线(二等线、文武线),页眉说明使用五号楷体,左端「XX 大学硕士、博士学位论文」,右端「章号章题」。对页码则要求用阿拉伯数字连续编页,字号与正文字体相同,页底居中,数字两侧用圆点或一字横线修饰,如 ·3· 或-3-。同样,关于一些细节补充说明如下:

  • 页码从独创性声明开始加入,从独创性声明到目录统一使用罗马数字,如 I、II、V等,从绪论开始使用阿拉伯数字;
  • 空白页也应有页码。

智能搜索框输入「编辑页眉」,页面上方将出现横线,在横线上方输入文字,调整为五号楷体,为使文字分列于左右两端,中间插入空格,我们将编辑标记显示如下图

页码采用域代码插入方式,如下图所示

另外,摘要、目录、不同章节、参考文献等页眉右侧的文字都不相同,要实现这一点需要在每一部分的末尾插入分节符,如下图所示,位于「布局」选项卡。

分节符插入后的效果如下图所示,此时开启页眉页脚的编辑页面会发现上下两页显示的节数不同,光标移动到数字较高的一节页眉,在功能区中取消勾选「链接到前一节」,之后修改页眉文字将不会导致前面一节的文字随之改动。

2.8 装订打印

论文要求双面打印,沿长边装订,但一般还有一个默认的要求是:中英文扉页、独创性声明、中英文摘要、目录、每一章、参考文献、致谢等部分的第一页都位于奇数页。该要求的目的是双面打印时使各部分第一页位于正面而非反面,这也是论文中大部分空白页出现的原因。

前面已经提到,空白页也是需要有页码的,所以很多人热衷于充分利用这一规则占篇幅,这种做法挑不出毛病,但是要注意,论文一般不可以单字成行、单行成页,简单来说就是不要太过分。

3. 常见问题

我们总结一些上面没有提到的问题。

  • 中文摘要中不要出现 this paper 字样,不少人可能直接复制中文摘要的机翻结果,但机翻完成后自己起码校对一次,不仅仅是因为机翻痕迹很容易被看出来以及标点符号需要调整,还因为机翻内容总是在查重的时候莫名奇妙被标红;
  • 论文中的叙述方式,应尽量使用被动语态,避免使用主动语态。换个说法就是避免出现「我们」「我」这种第一人称主语,不过可以说「本文……」;
  • 学校对论文有页数要求,考虑到部分人确实有扩充篇幅的需要,利用空白页和大图片的做法是允许的,但做的不要太明显,不要被老师一眼看出来。

最后,祝大家,也祝我自己毕业愉快!

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