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从文件夹到标签

文件夹的分类的两个困境

日常生活中，我们可能习惯了分类收纳物品，比如说把形状相同的积木放进同一个盒子里。

文件管理中，我们也习惯了分类整理。比如说，下图这种层层嵌套无比整齐的文件夹可能是很多人理想中的文件管理模式。

但先以收拾积木为例，我们难免遇到以下两种情形。

情形一： 这几个积木我们该按颜色分类还是该按形状分类呢？

情形二：下面这个形状独特的玩具该放到哪里呢？

我们在文件管理中也同样会遇到类似的问题。比如说我最近下载了多篇关于现代汉语中「把字句」和「被字句」的研究论文，并为两种句式单独建立了文件夹以存放相应的文献。可是，「论把字句与被字句的关系」这篇文章该放到哪个文件夹里呢？后来又了解到 Alpha 语言中的 X 句式既有把字句的特征，又有被子句的特征，那么「论 alpha 语言中的 X 句式」这篇文章又该放到哪个文件夹里呢？

上述两类情形可以概括成下面这样两个困境：

困境一：多重属性文件如何分类？

例1：积木按形状分类还是颜色分类

例2：论把字句与被字句的关系

困境二：属性不明文件如何分类？

例1：形状独特的玩具分类

例2：论Alpha语言中的X句式

在现有体系下，我们还是能找出来一些解决方案的，但这些方案都并不如人意，问题较多。

方案一：管他呢，强行分类！

问题：我真的不记得分到哪里去了……

方案二：把文件复制多次，放入每个文件夹中。

问题一：占存储空间

问题二：编辑其中的一个副本时，其他副本不会同步更新。

方案三：参考 Zotero 文件管理思路，将所有文件保存在一个根文件夹下，在其他相关文件夹中创建快捷方式。

问题：操作繁琐，容易出错。

方案四：参考 奥野宣之「一元化信息管理术」，完全不做分类。

问题：东西多了真的找不到啊！能找到也要花很多时间啊！

标签如何解决文件夹分类困境

使用标签系统来配合文件夹系统管理文件可以有效地解决上述两个分类困境。

由于我们可以给每个文件打上多个标签，面对具有多重属性的文件，我们只需要为每个属性打上一个标签即可，这样就解决了困境一。那么面对属性模糊的文件，我们也可以通过细化其特征为它打上多个标签以实现分类，也就解决了困境二。比如说可以给与「把字句」相关的论文都打上蓝色标签，与「被字句」相关的论文都打上紫色标签，那么与二者都相关的文章可以同时打上两个颜色的标签。

既然一个文件可以打上多个标签，我们还可以根据需要再加上一些标记，比如说加一个绿色标签来标示「已读」论文。同理，我们也可以设置其他颜色标记「未读」「重要」等等其他属性。

下一步我们可以通过标签来归类，那么打上了多个标签的文件在每一次分类中都出现了，既不需要多次复制粘贴，也不需要创建快捷方式，管理清晰明确。

因为使用标签系统的便利之处，近年来越来越多的软件都加上了标签体系，与文件夹配合起来管理文件，比如下图展示的文献管理软件 Zotero 的标签系统。

当然，如果只通过颜色来区别，标签能提供的信息会比较受限。因此，更多的软件直接使用文本作为标签，或者文本与颜色结合使用，如下图所示任务管理软件滴答清单中的标签系统。

甚至有些软件已经取消了文件夹，直接使用标签管理文件，如笔记软件 Bear、The Archive等。如下图展示的 The Archive 直接通过标签和标签的组合来管理文件。

贴标签不是最有效的管理方式

尽管标签系统在文件管理中越来越受欢迎，可贴标签真的是最有效的文件管理方式吗？

Andy Matuschak 在一条名为 Tags are an ineffective association structure 的笔记中提到了现行软件中标签系统的几个不足之处。我们前文展示的标签系统，还只能实现初级的分类、汇总功能，比较粗糙。首先，各个文件与某个标签关联的方式并不一定相同，紧密程度也有不同，这些差异无法被标注出来。比如说上面提到的文件分类的例子里，「被字句是被动句吗」与标签「被字句」的关系可能就比「论 alpha 语言中的 X 句式」与标签的关系更紧密。其次，考虑到整个标签系统明晰性与经济性的博弈，我们取标签和分类操作的时候也会有一些取舍，这就会导致有些文件与标签的关系相对比较模糊或松散。又如虽然我们给「论 alpha 语言中的 X 句式」贴了「被字句」的标签，但是这个X句式与「被字句」的关联方式是无法通过标签来体现的。

上述两个问题在简单的文件管理中或许不会造成太大的麻烦，但是当我们面对更多更复杂的信息要处理时，这样的管理方式绝不是最有效的。文件管理最终都是为了我们更方便地找到需要的文件，分类并不是文件管理的终点，而是我们处理文件信息的起点。我们回到论文的例子，当我们收集了若干篇论文建好文件夹打好标签分好类之后，我们最重要的工作才刚刚开始，论文与论文之间观点的勾连是我们最关心的内容。特别是在知识管理的实践中，笔记条目间畅通无阻的关联和关系网的构建才是我们最终期待的成果，也正是当下热议的卡片式笔记法（Zettelkasten/slip-box）的操作要点之一。目前这些软件的标签系统远远达不到帮助我们实现这个目标的需求。

电子文件管理中我们还要标签系统吗？

答案是要的。

参照手写笔记的标签系统

Andy 所提到的几个问题其实是可以被解决的，而且这几个问题并不是标签系统本身的问题，而是现行很多电子文件管理系统功能不足所带来的。比如说，手写笔记中的标签系统非常有效。

我们先来回顾一下手写笔记里的标签系统。假定下面这张图里是一个笔记卡片，我们可以轻松地在卡片上做丰富且细致的标记。

比如说，我们可以通过不同颜色、不同的形状符号来标记不同的内容；我们也可以直接写下来如「disagree」「progressive」来标记我们的观点；我们也可以在纸张的不同位置贴上不同的便签代表不同的意思，这些标记广义来说都可以算作标签。因为他们都是具有特定意义的符号系统，我们可以轻松地挑出其中所有画了 ★ 的卡片或标记了「Project: Ellipsis」的卡片，这步操作和软件中标签系统的分类汇总功能是完全一样的。

其次，在手写笔记中，我们可以在符号边上直接写明标记的原因、目的等等信息，比如说我们可以在问号边上直接写下问题，我们可以在内容关键词旁写下这张笔记卡片与关键词的具体关系，我们也可以在页边的便利贴上写下几个字来提示自己等等。通过细化特征、增加标签、添加描述、改变卡片存放顺序等操作，我们轻松地解决了 Andy 提到的标签系统的缺陷。或者说，在手写时代，标签的这些问题可能从来就没有困扰过我们。

标签系统的标示功能与分类功能

上文我们提到了很多标签系统的分类功能，但如果我们再回到手写笔记或生活物品管理中，标签系统最基本的功能实际上是标示，比如说在包装箱上的「易碎」标签是为了提示我们小心轻放。而分类是我们做了标记后可以进行的下一步操作，但分类功能实际上并不是必须的，就比如我们未必要把贴了「易碎」标签的包装箱和没贴「易碎」标签的包装箱分开放。

分类的一个直接结果是具有相同特征的文件被汇总在了一起，同时呈现在我们面前。同样的，这个汇总的结果是有用的，但也不是必须的。回到刚刚写笔记的例子上，每当我们看到笔记上的问号，我们就知道这里自己（曾经）有一个问题，但我们未必需要一直把所有标记了问号的笔记卡片汇总在一起。当然，我们可以把所有同时标有「#progressive」和「?」的卡片汇总在一起，这样就可以看到关于某个课题的问题，当我们集中浏览这些问题的时候，没准一个新的研究思路就出现了。

内容性标签和场景性标签

标签类型我们可以按与文档内容相关度分作两类，一类是与文档内容直接相关的标签，另一类是与文档内容无关的标签。

从标签的标示作用来看，二者在我们的使用中几乎同等重要。

从标签的分类作用来看，电子时代中后者常常更有用。因为前者既然与文档/信息内容直接相关，通常我们通过关键词就可以直接检索到，没有必要额外设置标签。但在如图所示的手写笔记里，内容性标签对分类也还是非常重要的。

这里我们列举几例常见的非内容性标签

按场景标记：办公室、家、学校，等等

按完成情况标记：待办、进行中、完成，等等

按重要程度(优先级)标记：p1、p2、p3；重要、紧急、一般，等等

按负责人标记：小王、小李、小张，等等

按截止日期标记：本周、本月、下月，等等

Roam Research里的标签系统

许多纯文本编辑器已经可以实现标签和行文融合在一起了。一些 Markdown 软件中直接输入 #tag 就可以设立标签，这样，标签不再仅仅是对文档的标示，还可以是对文本中的段落，甚至是一句话的标示。这种结合的直接好处就是我们可以标记某个文档与该标签直接的具体关系、设定场景等等，这就避免了 Andy 提到的问题。同时，因为标签系统的显示效果也不同于正文文字，一定程度上也起到了标示的作用。下图展示了笔记软件 Obsidian 里标签标记在行文中的效果。

Roam Research 的标签系统自然也是完全可以将标签和行文结合起来。Roam 的标签系统更进一步的功能在于标签汇总结果的呈现。下图就展示了标签「to read」的自动汇总效果。首先，所有打上了这个标签的内容都陈列在 linked reference 下，同时，与标签最直接相关的场景信息也清楚地呈现出来了。除了 linked reference 之外，Roam 还提供了 unlinked reference 来汇总没有明确地人为标记标签，但关键词多次提到或关系网密切的笔记。第二，在 Roam Research 里，标签的汇总本身也成了一个新的页面，为我们提供了更多的空间对这个标签的内容本身进行描述和讨论。这种新页面的呈现效果是以往其他笔记软件所没有的。

Roam 的标签系统极好地模拟了手写笔记里的标签，电子笔记又极大地省去了我们手动检索、分类和汇总的麻烦，此外，unlinked reference 也是手写所永远不可能实现的。但我们还是觉得 Roam 的标签系统与手写笔记相比，标示功能上可能还有一些不足。我们看到很多 CSS 已经提供了对标签的 color-coding 的功能，这样让我们对文本的标记可以更加直观地呈现出来。

可是这种色彩标记是建立在自上而下的标签系统上的，我们先设立好了标签，然后再为他们分别设置不同的颜色。而我们手写笔记的过程可以更好地做自下而上的系统，比如说我们可以在不同的文字内容上涂上某个颜色，随后根据色块汇总即可。这种操作目前在 Roam 里还无法实现。

我们如何建立自己的标签系统

建立一套合理有效的标签系统决不是一件容易的事情，只有经过一段时间的尝试和磨合才能慢慢找到最适合自己的系统。虽然上面谈了很多概念性的问题，我们自己在实践中也是走过许许多多弯路，文章最后总结一下我们的血泪教训。

首先，想清楚自己设立标签的用处是什么，单纯为了标示还是为了之后的分类检索。

第二，标签选用的词要准确、统一、有代表性。

第三，切忌贪多！否则就可能会淹没在自己标签的海洋里，找不到想要的那个。

第四，如果可以实现，记下文本与标签间的具体联系。

第五，不要试图一次性打好所有文件的标签。建议沿着自下而上的思路，发现对某个标签有需求时再添加。

参考链接：

• Forget Folders: https://zapier.com/blog/how-to-use-tags-and-labels/
• Find Files Faster: How to Organize Files and Folders https://zapier.com/blog/organize-files-folders/

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