如果要统计职场上各种事件的用时，各式各样的会议必然会名列前茅。无论是公司内部的培训会议、团队会议，还是对外与客户、供应商的会议，甚至是与监管、政府部门的会议，都是工作当中的重要一环。除了在会议中的灵活应对，如果做好会议笔记、利用好会议笔记，将为我们的工作提供不少的便利。在本文中，我就来分享一下我自己做会议笔记的经验和方法。

本文所谈论的方法和经验对于职场，对于外企来说较为适用。对于学生或者其他行业的来说，部分内容可能与实际不符，仅做参考。欢迎在评论区补充、讨论。

关于笔记记录介质的讨论

谈到做工作笔记，首先值得讨论的便是：用传统纸质笔记本、电子墨水纸还是在电脑或平板上记录。在我看来，三者各有利弊。

在这三种档中如何选择取决于个人的习惯以及日常的使用环境。作为在一个较为传统行业且经常要外出见客户的外企职员，我（以及周围大多数员工）的首要选择还是传统的纸质笔记本。主要原因是方便随手记录，同时在客户会议等官方场合较为正式。当然，这两年身边越来越多的同事开始选择使用电子纸进行记录，相信再过不久，传统行业中对于电子记录设备的接受度也会逐渐提高。

接下来的讨论就主要基于纸质笔记本展开。

关于记录语言的讨论

到了记录笔记的时候，外企的伙伴们往往会陷入一个困境：我到底应该用中文还是外语记录？如果开会的时候使用一种语言，而事后的报告使用的是另一种语言的话，我应该用哪一种会比较好？

在决定这个问题答案之前，我们先讨论一下工作笔记的目的。我个人认为，会议笔记重点在于在有限的时间内，尽可能多地记录下会议上各方面讨论的重点，并且用一种自己能够理解，且便于之后查看、回顾的方式呈现出来。

因此，我对语言的首要选择条件是：选择记录快的语言，在一般的情况下就是会议的工作语言。在这种情况下，大脑不需要进行语言的转换，而是出于一种「听写模式」，能够迅速地跟上发言的节奏。当然，由于有些内容我比较熟悉中文写法，而另一些内容我比较熟悉外文，所以更多的情况下我的会议笔记是一份中外夹杂的「双语笔记」。无论如何，首先需要考虑的是记录的效率，毕竟会议上的只言片语都是稍纵即逝的。如果因为「脑内同传」而错过了重要的信息那就得不偿失了。

更进一步，如果会议的信息量不是那么密集、而且最后需要用另一种语言写会议纪要（meeting minutes / call note），那在会上也可以尝试直接用目标语言来记录。如果能够胜任这种模式，可以为后期的处理节约不少的时间。

建立自己的笔记体系

笔记不完全是听到什么写什么

初入职场的小伙伴常常会遇到一个问题：一场会议下来，密密麻麻写了好几页笔记，但在整理的时候却不知道这场会到底开了什么。这个问题就在于「笔记」和「记忆」本末倒置了。笔记的目的是辅助理解和记忆的。在记录的时候，除了记录下尽可能多的信息（词汇），更重要的是要把握住会议的轮廓和重点，并理清每句话之间的逻辑关系。

这个逻辑关系可能是平行的（比如一场会上讨论了三个不同的议题），也可能是有前后关系的（比如讨论一个项目的三个步骤）。在记录的时候，首先应该讲各个议题分开。在每个小议题下，如果有几个要点的话，也建议用列表的方式进行整理。有因果关系或者承接关系的话，建议通过箭头、因为所以符号等各种方式强化结构关系。

这一点可能在外语为工作语言的会议中更为方便。中文本身的逻辑关系比较弱，句子与句子之间并不常用逻辑连接词，往往需要听者自己琢磨。这也造成了事后回顾笔记的时候无法理顺会议的内容。因此，在记录的时候，更需要记录者自己更为主动地参与其中，帮助发言者理顺其中的结构与关系。

此外，由于之前做口译的缘故，我记录的时候普遍采用「一个意思一个段落」的方法进行垂直记录。这种「瀑布式」的笔记方法能够帮助记录者在回顾笔记的时候仍然记得信息的先后顺序，也让事后理清前后的逻辑顺序更为方便。如果让笔记横向蔓延的话很容易让人迷失其中，不知道看完这句话后应该向哪个方向前进。

比如说，发言者表示：「本次项目有三个目标：一要缩减成本、二要提高效率、三要增加营收。」就这样一句话，或许横竖都可以记录：

但如果接下来，发言者继续说：「……第一个方面，我们希望能够在今年年底缩减 20% 的成本，并且在明年六月全部投产之后能够缩减 30% 的成本。第二方面，效率有望提升 15%，达到每小时 50 件的生产规模；两者结合，有望让我司的月营收增长 30%，缩小与市场领先者的差距。」

这样的陈述对于「瀑布式」记录没有任何压力。然而，如果一开始横向记录的话，可能就会一团糟了。

「初始化」笔记本：提高检索能力

传统的纸质笔记本在提高记录便利性的同时，牺牲的是事后的检索能力。相信大家都有这种感受：在下半年，随着本子上的笔记越来越多，找到之前某个会议的信息也就越来越难。往往需要翻上好一段时间。在困扰了多年后，某品牌笔记本的「使用说明书」让我眼前一亮：就像电脑系统一开始需要建立索引，笔记本到手之后是需要「初始化」的。一些需要电子系统自动完成的工作，通过简单的步骤，也能让纸质笔记本用得更舒畅。

基于个人的工作需要，我给我的笔记本进行了三个维度的索引：主题、页码、日期。

第一步，在正文的开始留出2-3页作为索引页，待用

第二步，为索引页后的每一页在页角上标上页码
在完成了初始化之后，每次有会议的记录，我都按照顺序在笔记本上记录，在会议标题后写上日期，并且在会后定期（每周）进行归档，流程包括：

1. 在索引页登记。左边写上会议主题（外部客户会议可以是客户名字），右边写上对应的页码。

2. 在笔记本开始的月历格子中标上客户或主题的名称：

每周最多用上五分钟，就可以完成这个索引的更新。至此，我在纸质笔记本上遇到的最大痛点已经得到了解决：

• 如果我需要找某个客户的笔记，我只要翻到索引页，搜寻对应的页码即可
• 如果我需要找到某个客户在某天的记录，由于笔记本是按照时间次序排列的，我只要根据日历确定日期，然后粗略地锁定笔记的位置，再在前后几页搜寻即可
• 每个月做工作小结时，需要统计每个月参与了多少次客户会议，根据笔记本前月历上登记的记录也可以轻松计算

建立自己的笔记样式表

就像每个博客和网站都有自己的样式表一样，如果自己能够在记录中建立起适合自己的笔记样式，那是再好不过了。比如说，我的笔记都会遵循以下格式：

• 标题：关键词/客户名称 + 日期，下划线（足够醒目，便于检索；同时也和下面的内容区分开）
• 正文结构：缩进结构
  • 第一层使用 「-」，第二层使用「*」
  • 使用1，2，3表示顺序
  • 通过缩进结构强调会议的各个主题，体现层次和逻辑
• 使用功能性的符号，例如：
  • ？：表示自己的疑问，有待事后提出
  • ☐：表示待办事项
  • 双下划线：表示重点

和记录一样重要的是整理

尽管会议记录完成后，笔记的使命也就完成了一大半了。但剩下的这一部分一样是相当重要的：那就是事后回顾。

我的工作习惯是，每周回顾一下之前的工作笔记，主要关注的是那些功能性的符号，比如：

• 带问号的问题是不是已经解决？如果解决的话，就画个勾进行标记
• 带方框的待办事项是否已经完成？如果完成的话，就画个叉进行标记
• 如果没有解决的话，通过这次回顾也能给自己提个醒，督促自己赶紧去完成，以免忘记

通过以上步骤，不仅我可以享受到纸质笔记本迅速记录、随意发挥的便利，更让「检索」不再那么令人头疼。如果你在工作中也遇到了同样的困难，不妨试试用这些方法让会议记录更轻松吧。

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