不起眼的日历,是入门时间管理最好的选择
2020-04-17 17:33:19 Author: sspai.com(查看原文) 阅读量:334 收藏

看过《想清楚三个问题,然后开始时间管理》之后,你想清楚了自己属于「岛型」或者「桥型」工作者,也知道了自己的工作任务是「路径型」或者「目标型」,现在就想开始做时间管理,又该从哪个工具或者方法论开始学起呢?

喜欢手写且注重仪式感的人,一定会首先推荐你手帐或者行程本。设计好、印刷在纸上的布局让人快速上手,再加上实体物件的稳定感,不失为入门时间管理的正确选择;看中数字工具的灵活和多样的人,则会推荐 Fantastical、OmniFocus 这种功能强大的应用。它们基于实体的日历或待办清单,利用数字化的特性,不断不断自我革新,提供适合不同人群、不同需求的用法。

而我会坚定地回答他:入门时间管理,就从你手机里自带的日历应用开始吧!

虽然所有的操作系统都会自带一款日历应用,大多数项目管理、任务管理工具里也会集成它,但它从来不会被视作处于核心地位,更多是为了辅助其他工具而存在。谈论时间管理的时候,我们也多半会跳过它,去尝试一些专门为时间管理而设计的工具。

但现实情况真是如此吗?日历在时间管理中扮演什么样的角色?如果我们想做好时间管理,又该如何运用好日历呢?

日历解决了什么样的需求?

如果和年纪稍长的人说起日历这个词,我想他们联想到更多的是纸质的台历或者挂历。这时的日历职责非常简单:显示日期,提醒重要日子的临近。

个人计算设备普及开后,数字化的日历就转换了它的使用场景。正如 Palm Pilot 中的日历应用,不仅可以显示日期,还可以让用户不受空间约束地添加事项,反复修改起来也非常轻松。

Palm Pilot 中的日历应用

其实这时的日历,表面上和纸质日历一样,干的实际是 daily planner (可以翻译为日计划本或行程本,后文统称为行程本)的活。有趣的是,纸质行程本并没有被数字日历给挤出历史舞台,反倒变成了两条独自发展的科技树。

虽然日历应用此后被不断创新,Fantastical 给它加上待办清单,谷歌日历等侧重拓展它的协作功能,但它要解决的核心需求从来没变:以分钟为精度,显示每一天的行程

话说回来,又不是人均 CEO,对于我们大多数普通人来说,有必要去考虑规划每一天的行程吗?

B 站 Up 主小巧邀请了她就读于清华、北大、哈佛等名校的同学,来分享他们时间管理的方法。如果稍加总结,就会发现他们几乎都会提到一个共同的关键词——作息表。也就是说,无论他们遵循了什么原则、采取了什么方法,最后都要落实在一张清晰明了的行程表上。

一张规划有序的行程,能加强我们的时间感。在做理财投资的时候,我们会非常注意自己本金的数额。投得多了怕风险,投得少了怕错失收益。更理性的人还会估算,自己有多少钱是用于应急、不能用于投资的。但在做时间管理时,我们却非常容易忽视自己的「时间本金」。自己一周里能有多少时间用于工作?一天里哪几个时间段可以高效产出?光靠所谓的「感觉」是很难知道真实答案的,正如只要你不打开支付宝账单,就会觉得自己「一直还蛮省的」。

除了增强对时间的感知,计划好的行程还能带来对工作内容的秩序感。一份统计显示,每个办公室职员平均一天会收到超过 200 条信息。即使按照「二八原则」,假定其中 80% 是对工作没有影响的,剩下的 40 条也以让人花不少时间去应对。除此之外,这还造成了另外一个问题:我们如何判断哪些事情今天马上处理,哪些事情可以稍微推迟呢?此时规划的行程,就可以作为参照物,帮助你分清事情的轻重缓急。

在我看来,成功的时间管理方法各有千秋,但失败的原因却高度相似:度过了极其混乱、又毫无收获的一天,正如昨天和明天。而日历就是解决这个问题最简便的工具。

可以说,任何一种时间管理工具,都应该从日历的基础上出发。

如何使用日历进行时间管理?

日历的选择众多,你可以用系统自带的日历应用,也可以用增强的 Fantastical,Calendar 5 等工具,当然偏好纸质的行程本也完全没问题。无论是哪种工具,想要实现的目标都是相通的。

使用日历的第一项任务是要明确自己的工作时间

其实很多纸质行程本的设计,已经暗含了这一条原则。虽然是按小时去分隔页面,但是一页不会真的显示全部 24 小时,而是早上 8 点到晚上 10 点。在苹果或者谷歌日历中,其实也有类似的设定,并且可以进一步设定一周显示为全部七天,还是只显示周一到周五。当然现实情况复杂的多,每一周、每一天的情况都有不同,于是更需要自己去思考,到底有多少小时是可以用于工作的。

macOS 中日历应用的设定界面

这一步,其实是在我们梳理自己的时间本金。我们要意识到,时间是一种不可再生的资源。工作中的项目、生活的琐事、想学习的兴趣或者新技能,样样事情都需要时间。当我们偏偏又处在一个高压快节奏的社会,工作处于绝对的支配地位,所以我们总会觉得,先把工作做了,等有时间了,再去做布置屋子、阅读、学习外语等等事情。如果一直如此,你真的有时间去做想做的事吗?

将工作与生活的时间混在一起,既影响工作效率,有浪费时间本金。在日历上确定工作的时间,可以从心理上一定程度的切割开工作与生活。最近因为疫情的缘故,我一直处于完全居家工作的状态,缺少了空间上的转换,会误以为自己在休假的状态中,很容易陷入「看一会儿剧-打一会儿游戏-做一会儿饭」的循环直到晚上,然后发觉自己已经摸鱼了一天。所以为了明确生活和工作的界限,知道自己一周有多少小时用于工作,就在日历上划分出了「8:00-11:00」与「14:00-17:00」 这两个工作时间段,从而估算出自己一周大约只有 30 个小时能专注工作。再加上远程办公使得会议时间和频率变高,属于自己的时间就更少了。

远程办公只是最简单的例子,正常工作中,很难简单的把一天的工作分为上下两个时间段。特别对于上篇文章中提到的「岛型」工作者,要如何确定自己的工作时间呢?我在《SET 法则:过好每一天的时间管理之道》的「第一步:确定一天可用的时间」中有过详细介绍,这里就不再赘述。

而使用日历的第二项任务,则是明确一天的主要工作脉络

使用日历时,必须很审慎地选择记录在日历上的事项。简单来说,日历上应该只记录一定会发生的事情。

什么算是「一定会发生的事情」呢?在《如何结合使用任务管理工具与日历》一文中,根据事情的开始时间与截止时间被分为四种类型:

  1. 日程 - 开始时间和截止时间都已知;
  2. 准日程 - 开始时间已知,结束时间未知;
  3. 任务 - 开始时间未知,结束时间已知;
  4. 准任务 - 开始时间和结束时间都未知。

其中日程和准日程,就属于「一定会发生的事情」。因为它们的开始时间都是固定的,意味着到了时间,你就必须放下手中的事转向它。最常见的例子就是会议,或者和顾客的碰面。没有人可以完全避开会议和工作中的沟通,哪怕你是自由职业者,也需要花时间和雇主交流需求。所以做时间管理时,要先把这些不能管理的时间列出来。

还有一类任务也属于「一定会发生的事情」,就是工作中真实的 Deadline。你永远也不想、也不应该超过和同事商定好的 Deadline,否则严重影响其他人的工作。

日程、准日程和带 Deadline 的任务,这三类类事情确定了你一天工作的基本动线。将它们记在日历上,就可以清晰的展现出你一天大概会如何度过。

除了这三类事情,开始时间和结束时间都未知的准任务最好不要放在日历上。例如在谷歌日历中,可以为一个目标安排时间,例如锻炼、和培养技能等等。但这种本来没有固定时间,人为的给这些事设定一个开始和结束时间,能真的执行下去吗?

有效的时间管理,应该假设我们的行为是懒惰的。只有基于这种假设,才能去设计各种激励我们执行的机制。但是在日历上计划这些没有固定时间的事,恰好相反是在假设我们的行为是勤快的,是具有极强执行力的。就以阅读这件事来说,设定好一周三次,每次晚上7点到8点,就假设我们会在这个时间点,排除一切诱惑和干扰,去执行这个动作。想做到这种程度,本身就需要极强的自制力。如果已经有了这么棒的自制力,我想时间管理也不会是一个难题了。

其次我们要意识到,永远没有完美的计划,特别你在对项目本身不太熟悉的时候。一件事需要多少时间,每天应该分配多少,想要合理的分配,需要对项目有丰富的经验。即使是阅读这种没有 KPI 压力的活动,就应该每次固定一小时吗?再者当你遇到意外情况的时候,在日历上的计划就要完全重新规划,其中所消耗的时间和精力,也是一笔不小的开支。

其实相比执行前的计划,我认为日历更应该拿来做执行后的记录。为什么一天都过完了,还要回头去记录呢?因为今天的记录,就是明天最好的计划。我并不会精确到分钟的记录一天发生的所有事,仅仅是对生活、工作的各个时间段(通常以 15 分钟为精度)进行记录,在备注中大致记录项目信息。

如果以日为单位,我每天的事情都不一样,日程也完全不一样;如果以周为单位,我发现项目进度虽然不同,但好像我在某件事上花的时间是有规律的;如果以月为单位,则会发现好像项目的类型、所需的时间都是有规律的。坚持记录自己的一天,就能看出自己的时间消费观。自己在生活、工作中花了多少时间,这个新项目大概要多少时间,未来我有没有空再接手一个新项目,种种问题,查看自己之前的日历就一清二楚。

当然,使用日历并不是给时间记账的唯一办法,只是我个人更喜欢如无必要,不增加新的工具。现在有各种自动化的记录工具,例如 Toggl时间块等,不仅记录起来更方便,还能自动生成统计图标。

当我们使用日历,我们到底得到了什么?

日历是最好的时间管理工具吗?不是。它的设计使得它只能承担展示出我们的一天,但对于如何帮助我们过好一天,却派不上太大用场。但是对于想入门时间管理的人来说,它是最好的入门选择。

通过使用日历,我们可以明确自己的时间本金。自己到底有多少时间,是很多人从来没想过的问题。如果跳过这个问题,直接开始讨论任务管理,精力培养等等话题,都是在盖没有地基的大楼。

其次通过日历的记录,可以清晰的看出自己的时间去哪了。从这个角度看,日历就像记账本的作用一样。想要做好时间管理,首先就要记好自己的时间帐。有了这两步,其实可以帮助你建立最基本的时间管理模式,也让你对时间有了一些掌控感,不至于处于一天到晚都很忙,但没有什么收获的状态。

但时间管理不仅仅只用日历就够了。不适合记录那些没有固定时间的任务,这些总得有个工具来干。由此,我们进入时间管理的第二阶段:任务管理。

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sainho


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