想清楚三个问题，然后开始时间管理

时间管理的失败，往往不是因为方法，或者工具本身的失败，而是用了一种不适合自己的时间管理方式。

很多人（包括我自己）在开始接触时间管理时，以为这项技能就像练俯卧撑，照着一套科学的训练方法，假以时日就一定能一分钟突破 60 个。带着这种心态，会发现各种流行的时间管理方法有不少毛病：

番茄工作法太死板，同事或者上司一打断就要重来；
GTD 应用容易沦为记事板，任务记进去了但迟迟不执行；
遇到临时事情时，手帐或者日程表修改起来非常麻烦。

其实每一种方法都有自己的目的和使用场景。David Allen 的 GTD 强调对任务的组织，番茄工作法侧重对时间的利用，还有《自控力》和《让大脑自由》等方法论，是从心智锻炼的角度出发。

对于我们普通人来说，与其去追求「最好的时间管理方法」，不如问问自己：对自己来说，哪种方法是能满足我的需求，帮助我充分利用时间的？如果你一下子没法回答，不妨先好好想想这三个问题：

我的一天是什么样的？
我的任务是什么类型的？
我的生活方式是怎么样的？

我的一天是什么样的？

不同岗位的人所度过的一天是完全不同的。根据工作中与他人的联系模式不同，大致可以分为「岛型」与「桥型」的工作者。

在工作中，有一些岗位需要与其他人非常高频率地保持联系，才能有效地推进自己的工作。例如管理、销售、或者市场人员。他们的职责就是像一座桥一样，连接客户和公司内部的研发人员。

而岛型工作者则不同，虽然工作中的沟通协调是必不可少的，但是他们的主要产出，是在一段不受打扰的工作时间中完成的。比较典型的就是研发技术人员、研究学者或者设计人员。以程序员为例，虽然现在流行敏捷开发、站立会议这类工作方式，非常看重团员间的协作。但不能忽略的是，程序员需要拥有不受打扰的工作时间，已经成为了共识。

当然，这并不是一个绝对的分类，许多工作处于两者之间。例如记者的工作，很可能是上午需要外出采访，不断与人沟通，下午则需要专心编辑稿件，很难说他们属于哪一类。但无论是从事何种职业，都能在两者之间确定自己更偏向哪种类型。

之所以要去区分两种工作类型，是因为它决定了你的一天有多少时间是独自工作，有多少时间花在沟通上。

可以想象，桥型工作者的时间表，会有许多没法固定时间的会议或会面，甚至于办公地点，也多是不固定的。此外，桥型工作者也要面临更多的突发任务，因此也会更频繁地调整计划。而岛型工作者会有相对长的独立工作时间，行程也规律的多，抛开必不可少的会议和沟通，他们拥有更多可控的时间。

当你认识到自己（更多地）属于哪一类型的人，就知道哪些方法更符合自己的需求。

对于岛型工作者来说，日程表、番茄时钟和深度工作等方法显然更实用。因为有规律的工作时间和地点，可以通过充分的利用时间，来高效地处理事情。而对于同时参与多个项目的桥型工作者来说，他们的时间通常会切得很碎，要更频繁地调整工作内容。GTD 这类强调任务的时间管理方式，更能灵活应对这些复杂的场景。

忽视工作类型选择时间管理方法，往往会造成南橘北枳的后果。推特创始人杰克·多西同时作为推特和移动支付公司 Square 的 CEO 时，每天要参加两家公司的会议，因此他不少工作都是在会议间隙完成，他也非常欢迎其他人在会议间来和他商谈。而「深度工作」非常反对这种工作模式，认为这会让人无法专注于高效产出。我们能借由杰克·多西的例子，说「深度工作」是没有意义的方法吗？

可以看出，杰克·多西是典型的桥型工作者，这意味着他不受打扰的工作时间非常少，而《深度工作》书中所举的例子，多是大学教授、作家等，因此「深度工作」针对的更多是岛型工作者，而非多西一样的桥型工作者。

我的任务是什么类型的？

在《用 OmniFocus 3 搭建任务管理系统》教程的读者提问中，我收到过这样一个问题：

本人是做建筑工程的，我有必须携带的工具和工序的清单。当这个工作需要了，我就一个个勾选动作列表来检查用。这样的事情需要放进 OmniFocus 吗？

这个问题让我意识到：任务的类型，也会影响时间管理方法的践行。

现实中非常多的工作任务，就像草地中的小路，是有规范可循的。少数派作者 Janner Chang 从事法官的工作，借助 OmniFocus 的模版和脚本特性，可谓将 OmniFocus 的作用发挥到了极致。从他的分享中可以看出来，他的工作流程是规律且严格执行的。对于他来说，OmniFocus 这类待办清单类工具，的确能显著地提高工作效率。

然而还有许多人的工作，不是像 Janner Chang 一样的路径型，更多的时候需要自己依据项目不同，发挥自己的创意。就像是在驾驶船只驶向目的地，期间并没有绝对正确的路径。

这类人最典型的就是内容创造者，或者公司中的管理人员。对于这类人来说，工作的最终目标是明确的，但很难对任务进行不断细分。相应地，也很难践行 GTD 等方法论，因为在 OmniFocus 或者 Things 这类工具中，清晰地分割任务是有效执行的基础。

因此，认识自己的任务类型，也是时间管理中关键的一部分。

相较路径型的任务，《创造时间》一书中提到的时间管理的四个步骤：

更适用于后一类灯塔型的任务。这类工作往往有一个明确的目标（或者需求）。我们能做的，就是尽力保障自己有足够多的时间去做这件事。对于作家来说，最好的时间管理方式，就是保障他每天都有足够多的时间，能坐在桌子前安静地写作。

相应地，如果你的工作任务多是有规章可循，步骤和任务都比较清晰地，使用待办清单一类工具，就能帮助自己去梳理大大小小的项目中的任务，这样既不会担心自己会忘记某件事，也能确保眼下的工作井井有条。

我的生活方式是怎么样的？

很多人想通过时间管理来改善自己的生活方式，但其实开始时间管理之前，应该好好观察下自己的生活习惯：你在生活中是何时休息，又是在什么时间工作呢？

My Morning Routine 这个网站专门采访从早上起床后，到开始工作前这段时间内人们的生活习惯。被采访的 343 个人中，起床时间从 3 点到 9 点不定，入睡时间则从晚上 8 点横跨到凌晨 3 点。可以看出来，即使是这样一个小群体的样本调查，也能发现每个人休息的时间段都不同。

「早睡早起」这个概念其实已经过时了，并不是所有人都需要早起，才能保证工作效率。在 My Morning Routine 采访的人中，如果将晚于 8 点定义为晚起，会发现这些人大多从事 freelance、创业、记者或者设计师这类职业。因为他们不需要早起按时去公司打卡，他们的生活习性自然而然的更符合自己自身的需求。

但对于需要早起去公司上班打卡，但自己其实是晚起型的人，是不是就天然地处于劣势呢？其实并不是，两种睡眠类型的人的起床时间，其实总体上只相差两小时，并且会随着年龄、身体状态有所改变。最重要的是，晚起的人会更晚地感到疲劳，这意味着他们可能在下午或晚上的工作状态更佳。

于是你的睡眠习惯，会直接影响到你的最佳工作时间。可能会多人没有意识到，早上昏昏沉沉、晚上活力满满的夜猫子，并不是需要纠正的错误生活习性，而只是自己的身体习性。如果是这样的人，将重要的、需要注意力和创意的工作挪到下午或者晚上，是不是比强迫自己早上灌咖啡来提神更容易呢？

开始时间管理吧！

思考完这三个问题，其实你是思考了一遍自己的可用时间、任务类型和精力分配。这其实也是所有时间管理方法论和工具试图改善的地方。

行程表、日历等工具负责的是行程规划，OmniFocus、Todoist 处理的是任务的管理，《番茄工作法》、《自控力》、《注意力》等书琢磨的其实是如何提高我们的精力水平。三者融合起来，就组成了一个完整的时间管理方式。

对于我们来说，需要做的不是偏颇地吹捧或是贬低某一种方法或者工具，而是先想清楚关于时间管理的三个问题，根据自己的情况，找到符合自己需求的时间管理方法。

后记

在《SET 法则：过好每一天的时间管理之道》一文中，我介绍了自己的时间管理方式，但关于时间管理这个话题，我还有很多想说的，没来得及在文章里展开。

因此，我想用 3-4 篇文章的篇幅，来好好聊聊时间管理中的原则、方法和工具使用。阐述我自己的观点的同时，也希望读者能看得懂，用得上。

经过这一篇，我希望能帮助你理清自己的需求，明白从哪种方式开始时间管理。下一篇，来聊聊行程与日历在时间管理中如何使用。

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