关于任务/个人/时间管理的文章，少数派已经有很多了，再多一篇也无妨。

我参考了很多文章来优化自己的工作流，始终没能找到最优解。作为一个学生，时间是自由的，于是就陷入时间多，事也很多，却不知道应该先做哪件事的境地。每天清晨骑车到实验室的路上干劲满满，脑子里盘算着今天要做什么事。坐上工位，一打开 ToDo 应用，满屏都是待办，立刻陷入了选择困难症，还是先打开少数派刷一下日报吧。

最终还是探索出了一套任务管理方案。虽然不是最优解（不然这篇文章也不会拖了半年之久才完成），但是也能够应付现在的工作和生活，勉强达到一些平衡。

在探索过程中，我不知不觉地运用了很多计算机专业知识，每个人的生活工作节奏各不相同，但是这些优化思路也许可供参考。

为什么需要任务管理？

这是一个老生常谈的问题，少数派也有很多文章论述，在此不赘述。完全区分任务/个人/时间管理是不现实的，也不需要，因此这篇文章都以任务管理指代。

每个人对任务管理的需求程度肯定各不相同，可以参考这篇文章确定自己的工作模式，再决定是否需要任务管理。

不过我还是想先展示一下任务管理流程。

「平平无奇」的工作流

我的工作流程围绕着 Microsoft ToDo（下称 ToDo）搭建，它很简单，仅提供「我的一天」，任务清单、截止日期、星标任务等功能。

稍微介绍一下「我的一天」，它是一个特殊的任务清单。可以将一个待办任务添加到「我的一天」中，当天结束后 ToDo 会自动清空该列表，意味着第二天又是一个新的「我的一天」。

• 初始化：我会在每天工作前添加一些任务至「我的一天」，意味着今天的工作内容
• 当日定期更新：午饭和晚饭后，我会检查「我的一天」中任务完成情况，并决定下一个任务
• 不定期更新：在需要的时候添加一个新任务，设置任务优先级、截止日期等

这个工作流程「平平无奇」，怎么好意思展示的。

但这恰恰是我努力后的结果。

在此之前，我沉迷于分类和反思，热衷于整理任务。享受在 Notion 中搭建任务看板，拖拽任务的过程。为了和他人协作，还会将相同的任务同步到飞书文档中，享受 at 同学的过程。每天晚上工作结束后花半个小时的时间整理、分类任务，觉得一天过得特别充实，特别有意义。

但是这类复杂系统就像空中楼阁，时间一紧迫，就迅速崩塌。忙起来的时候，根本没心思去想这个任务是一般重要还是特别重要，应该如何归类这个任务，只知道微信里不断有消息提醒我快点交材料，赶紧结束了事。

复杂的系统并不代表是好的系统。复杂系统本身就会带来很大的维护负担，再加上外界干扰（比如导师的夺命连环call），自然导致系统难以持久维护。

KISS：Keep It Simple and Stupid.

Eric S. Raymond 在《The Art of Unix Programming》 中基于 KISS 原则设计 Unix 操作系统，我也想打造出一个「简单愚蠢」的任务管理系统，以应对这个「草台班子」一样的世界。

为什么任务管理这么难？

任务管理，简单说就是决定什么时候应该做什么事。这么一个看似简单的问题，却难以找到最优解。我决定运用专业知识，从计算机科学的角度去解决这个问题，所以首要任务就是——证明这个问题不存在最优解！

这个证明其实也挺难的，虽然我不会证。退而求其次，我可以证明任务管理需要很久的时间才能找到最优解，这个时间可能会久到离谱。

证明的关键就是将它类比成一个计算机科学中的难题——背包问题。

背包问题

给定一个物品集合（多个物品），每个物品都有各自的重量和价格。存在一个背包，具有一定容量。我们应该将哪几个物品放进背包，使得物品总重量不超过背包的容量，并且背包中的物品总价格最高。

背包问题看上去简单，其实早就被证明是个「难题¹」。你可能觉得这有啥难的，为什么不挨个尝试，把物品一一放进去，背包装不下了就再换几个物品，总能试出一个价格最高的方案。计算机也是这么做的，并且做得比人快。但是随着物品数量的增加，将所有方案尝试一遍会消耗大量时间。即使以计算机的速度，还是可能以上千年的时间来遍历，这就是背包问题很「难」的原因。

如果将任务看成物品，一天的时间看成背包，那么任务所需时间就对应物品的重量，任务完成收益就对应物品的价格，任务管理其实就是决定将哪些任务放进一天这个背包中，从而使一天内完成的任务价格最高。任务所需时间这个概念相对具体，但是任务完成收益就见仁见智了。每个人对于任务的完成收益看法不同，比如我认为写完一篇论文的收益要比帮导师做一页PPT的收益大（反过来设置收益也显得合理）。

既然任务管理可以无缝地替换成背包问题，那么我无法找到最优解也就合理了，因为这个问题太难了。所以就为任务管理找一个「可行解」吧——不一定最好用，但是能用。

如何优化任务管理？

剪枝优化

对于每个任务，我需要决策是否将该任务列入「我的一天」。将这个决策过程具像化，就是一棵树（决策树）。每一个选项（是或者否）都像树枝一样，引出不同的结果，剪枝优化就是将决策树的枝桠剪去。

用人话来说就是，不是所有任务都值得被放进 ToDo 中。与其不断寻找一个能够满足所有需求的APP，不如简化自己的需求。

那如何保证剪枝的正确性呢？如何保证简化后的需求能够满足我的工作需要呢？

首先明确任务管理的目的是提高工作效率，所以我将所有生活类的任务从 ToDo 中移除。有一段时间，我企图在 ToDo 里管理我的全部生活和工作，比如将一些任务分类至「想玩的游戏」、「想看的电影」、「愿望单」等清单，看上去 ToDo 承载的功能增加了，更有用了，但是反而将我的注意力分散了，没办法快速地确定当日工作内容，反而想着今天应该看什么电影。

移除生活清单后，我还有意识地控制 ToDo 中添加的任务，不再贪婪地将所有想到的可能的任务都添加到 ToDo 中，确保一个任务足够重要才会进入我的决策树。我还定期删除 ToDo 中的任务，因为如果一项任务一直存在，那就意味着它不重要，否则早就应该被完成了。

最终，ToDo 中的所有任务通常不超过五个，我只需要选 2-3 个任务添加到「我的一天」，很快速，也很简单。

局部性原理

计算机虽然很快，但是也很健忘，因此在设计程序时，通常倾向于重复利用邻近的数据，这就是系统设计中的「局部性原理」。

人脑也很健忘，很多事情转头就忘掉，所以我也尽量将任务放在临近解决的地方。

以前写论文的时候，我每天会留一些任务在「论文写作」清单中，第二天解决，例如“XXX部分可参考XXX论文”。第二天，我打开了写作软件，结果对着大段文字干瞪眼，费尽力气重新回到昨天晚上的思路。可能写着写着我才想起来：哦，我好像昨天记录了一些任务在清单中。然后打开 ToDo 寻找对应的任务，再对照着写作软件开始接着写论文。

依照局部性原理，「论文写作」中的任务，都应该放在写作软件本身，因为这是我在写论文时才需要解决的任务，在 ToDo 中只需要提醒自己写论文。因此我在写论文的时候会在相应地点用括号或者加粗记号标注“此处可参考XXX论文”，第二天写论文就可以直接开始按照对应标注完成任务。这种方式也被用在写代码、笔记、少数派文章中。

局部性原理保证了大脑注意力集中，不会因为频繁地上下文切换，忘记需要做什么，使跨天的工作更加流畅。

任务完成时间期望

背包问题中一个重要约束是背包的容量，对应任务管理：如何保证任务管理时，规划的任务能在当天完成。一天的工作时间很容易确定，但是没有完成任务的情况下，怎么知道任务所需时间呢？

优秀的时间管理者也许能够熟练地推测出相对准确的任务完成时间，这样每天安排的任务量就会很合理。但是普通人想要准确地推测任务完成时间就比较难了——通常也不需要推测，因为总会有人帮你确定任务完成时间。

导师：这篇论文多久能给个版本？

我：嗯……不知道

导师：那你今天下午给个版本可以不？

我：（只能）可以。

开个玩笑，评估任务所需时间是很有价值的，也是经常被忽视的。如果不去考虑任务所需时间，我就想为每一个任务留整块时间去完成，一上午只解决一个任务。当我被临时安排一些活，我的时间就变得支离破碎，不想再去解决规划的任务了。结果我发现一项任务并不需要一整个上午才能完成，如果能够按照小时为粒度进行规划，就可以在一个上午安排好几项任务。

一上午听起来很短，但是四个小时就很长了。除了睡觉，一天能有几个四小时呢？

我有意识地去评估每个任务的所需时间，也会利用数学方法去锻炼评估能力。期望值，是经常用于算法分析的数学工具，代表了多次实验后，可能出现状态的平均结果。

如果记录下每次任务「评估完成时间」和「真实完成时间」，就可以知道每次推测是否准确，这个差值可以被称为「推测偏差」。在《黑客与画家》中，作者通过计算所有历史任务推测偏差的数学期望，来规划每天的任务安排。

根据历史数据，如果推测偏差的期望为15%，那么我现在评估一项任务需要120分钟完成，实际完成时间很可能是 120+120*0.15=138 分钟。

根据偏差值的数学期望，我就能够有一个大概印象，每一项任务大概需要多久时间才能完成，这样也方便我更高效地规划「我的一天」。

任务管理的本质和愚蠢的系统

任务管理的本质是个人管理。如果人足够自律，就像一个精密的机器，那完全不需要各种花里胡哨的工具或方法论，只需要将任务列出来，一个接一个地完成。但是我没那么自律，执行力也不够强，时间表不断被打乱。我还贪心地想用尽可能短的时间完成尽可能多的任务。这些想法促使我不断改变任务管理思路，优化自己的工作流程，不断向理性靠拢。

现在的任务管理系统依旧没有达到最优，我还是会某一天，不知道自己要做什么。但是不能将这种迷茫怪罪于系统。它是一个愚蠢的系统，只能等待我的输入。现在有很多聪明的 AI 助手，能够提前想人之所想，智能地规划每日任务，它做不到，我也不想它做到。在改进它的过程中，我才能够发现自己的真实需求。

计算机科学是一门人造的科学，很多理论脱胎于人类社会，反过来，被我用于自己。在这个过程中，我完成了任务，但是更重要的是，改变了自己，以在未来能够优雅地登上「草台班子」。

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