Einführung

Das magische Viereck des Projektmanagements gehört ins Repertoire von jedem Projektleiter.

Es beinhaltet die Dimensionen “Leistungsumfang”, “Kosten”, “Zeit” und “Qualität”.

Mit diesem Blogbeitrag starte ich eine Serie zum Thema Projektmanagement. Im ersten Teil geht es um die Dimension Leistungsumfang.

Big Picture vom Umfang bis zur Entwicklung und dem Customizing

Starten wir ganz oben mit dem Umfang. Diesen gilt es zu Beginn von einem Projekt oder bereits vor dem Projket sauber zu definieren.

Das Ziel des Umfangs ist die zu erbringende Projektleistung festzulegen. Sprich es wird definiert was im Umfang des Projektes enthalten ist und ebenfalls was nicht im Umfang enthalten ist.

Der Umfang ist entscheidend für die entstehenden Kosten, die Zeit welche zur Verfügung steht und auch die Qualität der Lieferobjekte die im Umfang definiert sind.

Im Umfang enthalten sind Prozesse und basierend auf diesen Prozessen werden einzelne Anforderungen erstellt. Diese Anforderungen beschreiben, was im Projket realisiert werden soll.

Für den Umfang sind die Anforderungen daher von zentraler Bedeutung, da sie den Umfang massgeblich beeinflussen. Umso wichtiger ist es, diese Anforderungen immer im Blick zu behalten. Denn wenn sich die Anforderungen verändern oder neue Anforderungen hinzukommen, dann verändert sich auch der Umfang des Projektes.

Nachfolgendes Bild veranschaulicht die Zusammenhänge dieser Elemente und zeigt in roter Farbe, wo der Projektleiter zusammen mit dem Auftraggeber den Umfang definieren und überwachen kann.

From Scope to Development and Customizing

Das magische Viereck des Projektmanagements

Das Viereck besteht aus den Dimensionen:

1. Leistungsumfang/Umfang
2. Kosten
3. Zeit
4. Qualität

Wichtig zu wissen ist, dass die vier Dimensionen in Beziehung zueinander stehen. Das heisst, wenn sich eine Dimension verändert wie z.B. dass mehr Zeit benötigt wird, dann verändern sich automatisch auch die anderen Dimensionen (mehr Zeit = auch mehr Kosten, etc.).

The magic square of project management

Wie halte ich als Projektleiter den Umfang unter Kontrolle?

Als begeisterter SAP ALM Experte nutze ich SAP Cloud ALM, weil ich dort den Umfang jederzeit überwachen kann. Ebenfalls habe ich die Möglichkeit, bestimmte “Quality Gates” zu definieren, um den Umfang auch während dem Projekt unter Kontrolle zu behalten. Ein Beispiel dafür sind neue Anforderungen, welche vor der Realisierung zuerst beurteilt und erst dann für die Umsetzung freigegeben werden müssen.

In SAP Cloud ALM gibt es dazu die Kachel “Manage Scopes”

Scope in SAP Cloud ALM

In einem Scope sind mehrere Prozesse enthalten. Das können SAP Best Practice Prozesse oder auch Kundeneigene Prozesse (Custom Processes) sein.

Auf einfache Weise kann ich mit einem Schalter die gewünschten Prozesse in den Umfang aufnehmen.

Das sieht dann wie folgt aus:

Scope for business processes

Als nächstes werden für alle Prozesse, die sich im Umfang befinden Anforderungen erfasst. Diese Anforderungen gehören somit ebenfalls zum Umfang. Üblicherweise gibt es in einem SAP Projekt folgende Anforderungen:

• Simplification Items
• Entwicklungen
• Customizing
• Custom Code Adoption
• Je nach Detaillierungsgrad auch komplette WRICEF Anforderungen
• Change Requests (ja, diese möchte ich bewusst als Anforderungen führen)

In SAP Cloud ALM sehen die Anforderungen dann wie folgt aus:

Scope for requirements

Anforderungen die zu Beginn eines Projektes bereits im Scope enthalten sind, benötigen für die Realisierung keine Freigabe mehr. Neue bzw. zusätzliche Anforderungen, die im Verlaufe des Projektes hinzukommen, möchte ich als Projektleiter jedoch explizit verstehen, beurteilen und freigeben.

Überwachung und Kontrolle des Umfangs mit SAP Cloud ALM

Dazu bietet SAP Cloud ALM mehrere Möglichkeiten. Insbesondere auf der Übersichtsseite gibt es mehrere Kacheln, die den Status aller Elemente welche zum Umfang gehören in Echtzeit ausweisen.

• Task Fertigstellung
• Anzahl Prozesse im Umfang
• Anzahl Anforderungen im Umfang
• Verteilung der Anforderungen über die Teilprojekte/Teams
• Status der Anforderungen

Always keep an eye on the scope

Konklusion

Gerne fasse ich die wichtigsten Punkte zusammen: Der Umfang ist eine der vier Dimensionen des magischen Vierecks des Projektmanagements. Er steht in Beziehung zu allen anderen Dimensionen im Viereck. Den Umfang kann ich Schrittweise herunterbrechen, Beispielsweise in Prozesse und Anforderungen. Mit dem SAP ALM Werkzeug SAP Cloud ALM bietet SAP eine gewinnbringende Möglichkeit das Projektmanagement und das magische Viereck hervorragend abzubilden.