免费试读 | 上手 GTD 的第一步,做好任务的收集与分类
2023-8-9 17:53:32 Author: sspai.com(查看原文) 阅读量:15 收藏

付费栏目免费试读

本期「免费试读」内容选自《59 分钟就上手滴答清单》栏目。本系列内容包含 4 篇文章(总计约 2.1 万字)+ 4 个视频(总计约 20 分钟)+ 10 余个实用模板,拆解各项功能,找出哪些功能真正对你有用;细致分析功能具体用法,结合实际场景提供多种模板,降低上手门槛,希望你借此感受滴答清单功能的强大,拓展属于自己的更多玩法。

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欢迎大家阅读滴答清单的系列内容。本栏目的目的,是希望能帮助你以最短的时间上手并掌握滴答清单。此次主要讲解的平台以 Android 与 macOS 为主,界面可能随版本变化,一切以实际软件界面为准。

在接下来的文章和视频中,你会了解收集任务的重要性,如何去筛选有效任务,以及了解任务的属性,帮你快速掌握任务的相关知识。

为何要收集任务?

想象一下在你面前,有一个很大的纸箱子,里面放着一大堆对折一半的白纸,而纸上写着的是你从小到大想要完成,却一直没有实现的一些事情。闭上眼睛从中抽出来一张对折,打开一看,原来是你 17 岁想学会用吉他弹首《七里香》,结果现在到了 30 岁,你连吉他都没摸过。你可能会为自己找很多借口,比如吉他太难了,已经不爱这首歌了,可事实真的如此吗?

很多事可能只在你脑袋里待了一会,成了一个一闪而过的念头,甚至没有列入到人生计划之中。如果当时马上买了一把吉他,拿到手开始练,可能现在不但会弹《七里香》,甚至可能还学会原创了。 要知道,把大象放进冰箱也只需要三步而已,而大多数人却连第一步还没去做就放弃了。

所以收集任务是很重要的,它就是你改变自我的第一步

任务从何而来

让我们重新开始,先把脑袋清空什么都不要想。然后只问自己一个问题,关于现在的自己,有多少你过去一直想做却又忘了的事情。比如想要健身,想要跳槽,又或是一直想去哪里旅游,听一场谁的演唱会。这么一想,是不是有些头绪了?

如果你还想不到多少,可以按自己目前的身份来去思考这些问题。比如作为子女你最想带父母去哪,作为上班族你想完成什么规划,考什么证,诸如此类。给自己定上 10 分钟,不要犹豫地写下这些任务。我相信你心底是知道想要自己变成什么样子,只要尽可能写下来就好。

同样再给自己 10 分钟时间,写下那些与其他人相关的任务。比如上司让你做的 PPT,朋友生日等需要牢记的纪念日。人是处于社会中的生物,无论是工作还是社交,总会有很多任务找到你,这些任务不去处理也会如雨后春笋一样冒出来,及时收集能够更好地避免遗忘。

任务的 SMART 原则

当然并不是你写的这些事情,就能真的全部完成。

任务是必须能完成的目标,比如一个月定它个小目标,赚它一个亿。瞬间长高 10CM ,这都是些不切实际的任务。任务必须符合 SMART 原则

  • S 即 specific,代表具体的,指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统;
  • M 即 measurable,代表可度量的,指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的;
  • A 即 attainable,代表可实现的,指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标;
  • R 即 relevant,代表相关性,指实现此目标与其他目标的关联情况;
  • T 即 time-based,代表有时限,注重完成绩效指标的特定期限。

如果你写下的任务没有满足这五条,是很难完成的。如果实在判断不了,你可以问问自己,只要通过努力、规划得当就能完成这个任务吗?如果答案是否定的,再给自己五分钟,删掉这些不能完成的任务吧。

人脑和电脑一样,事情一多会被占据线路,可能顾此失彼,遗忘了重要的事。不及时收集好当下的任务,很可能就得付出更多的成本时间。所以养成一个随时收集任务的习惯是最能帮你解决这些的关键。

如何收集任务?

既然说到必须收集任务,我们该如何用滴答清单及时收集这些任务呢?

滴答清单提供了非常多收集任务的方式,涵盖了几乎所有主流平台和终端,你可以通过以下方式随时随地收集任务到收集箱里。

收集箱

默认创建的任务都会到收集箱中,大多收集方式收集之后都会在收集箱出现。

语音

滴答清单内置语音转文字任务,可以直接在右下角直接点击「+」,长按即可转成文字,识别成功率还是很高的。

导入其他软件中的任务

可以在手机端设置的「导入与关联应用」中找到 Todolist、Microsoft To Do 等应用,将其导入到滴答清单之中。

Siri

iOS 设置中「导入关联应用」点击 Siri,打开「通过 Siri 添加任务」,便可以语音 Siri。还可以把任务直接从提醒事项导入收集箱。

设置 Siri 成功后,便可以直接发送语音 Siri 说出任务,滴答清单会自动从备忘录抓取任务到收集箱中。

可以设置滴答清单的快捷指令,再添加任务。

小组件

可用小组件添加导航窗口,快速点击进入软件添加任务。

订阅日历

可以通过绑定账户订阅谷歌、iCloud 和 Outlook 日历,也可以通过 Exchange、CalDAV 协议或 URL 订阅其他日历。

邮件创建任务

发送任务到指定邮箱,邮件会被自动转化为一条任务在应用中。使用你的注册邮箱发送任务到 [email protected],即可创建任务到你的滴答清单的收集箱。你也可以通过专属邮箱创建任务,即上图邮箱内的注册邮箱。

Chrome 插件右键保存

在官网跳转下载安装 Chrome 插件之后,可以保存你感兴趣的网页到滴答清单,右键保存网址展示,可以直接右键把网址保存到滴答清单。

桌面输入窗口

通过快捷键 Ctrl + Shift + Aoption + Shift + A 可以直接唤出收集箱输入窗口。

按下快捷键,可以唤出一个酷似搜索框的输入窗口

Windows 小部件

可以添加日历部件和桌面部件,显示你想显示的清单和日历,并且可以折叠置顶到桌面,右键托盘可以添加任务和日历部件,可设置置顶和折叠。这样不用打开应用,就可以直接在部件操作添加和任务设置,大大加快效率。输入任务回车,添加收集箱小部件,可以直接在上面输入任务。

通过 Windows 小部件直接添加任务

Mac 菜单栏图标

点击 Mac 菜单栏的滴答清单图标,也可以快速新建任务或浏览任意清单的内容。在 Mac 菜单栏,还可以快速开启专注模式或番茄钟。开启后,菜单栏图标还会开始计时或倒计时。

小程序

微信小程序搜索滴答清单也可以快速输入任务。绑定小程序之后,微信输入文本,即可创建任务,并在收集箱内显示。

虽然这么做方便直接创建任务,但需要注意的是,小程序只能显示单独选定的一个清单的任务。

公众号

关注滴答清单公众号,以对话形式发送,即可完成任务的收集。

绑定公众号后,可以直接发送任务到公众号创建任务。具体绑定微信操作可以参考滴答清单的官方用户手册,这样当朋友和你约定什么事的时候,或者工作来任务的时候,你就可以随时发给滴答清单公众号保存。

同时,滴答清单的微信公众号也支持语音发送消息,并自动转换成文字添加到滴答清单中。

滴答小助手企业微信

实际上,我们的很多事项和任务都是在和朋友聊天的过程中确定下来的,如果能直接把聊天的内容创建为提醒事项,就再方便不过了。但遗憾的是,聊天内容并不能转发至微信服务号,只能转发至个人微信号或企业微信号。

为此,滴答清单推出了「滴答小助手」企业微信号,添加「滴答小助手」为联系人后,将聊天中的消息记录转发给「滴答小助手」,滴答清单中便会创建对应的提醒事项。

值得一提的是,滴答小助手的名称现在是「滴答小助手.」,有一个奇怪的英文句号在最后,但确实是滴答清单认证的企业微信账号。

但比较可惜的是,滴答小助手还不能通过发送语音消息的方式添加新的事项。发送语音消息后,滴答清单中只会出现一条「来自微信的语音」,以及一个音频文件。

不过,近期由于企业微信对添加外部联系人做出了更多限制,使得能够添加滴答小助手的用户数量有限。因此,滴答清单也将滴答小助手功能转变为仅限高级会员使用的功能。

这就是目前滴答清单的几种任务收集方式,希望大家能在最需要的时候,随时随地记录想法和想要做的事情。将所有任务先输入到收集箱中,先做好收集,开放思路,多问自己还需要做什么,提出任务,写出任务,再进行筛选和整理。

任务的属性分类

五种类型

收集的很多事情并不是都需要完成的,有些是未成形的想法,有些是要做的事项,有些是想要完成的目标。任务类型是各不相同的,所以我把它们根据使用的需要,从属性上分为待办、项目、习惯、备忘、课程 5 种类型。其中「课程」作为第五种形式,更多适用于学生群体,大家可根据需求参考阅读。

待办

一次性的、一步就能完成的简单任务。

比如,星期三要去跑一次步、看几页书、早上出门要带什么东西。

项目

一次无法完成,需要两步以上才能完成的任务。

比如写一本小说,练出六块腹肌,学习一门软件,准备会议资料等都可以称为项目。当然项目有大有小,如果是小项目,能简单几步完成的,还是处理为待办比较合适。

习惯

打卡循环类任务。

想练出六块腹肌,比起待办,更像是一个项目。因为你需要收集资料,询问教练并制订一个计划,需要多久、怎么锻炼,才能拥有六块腹肌的计划。

在计划内每天需要完成 50 个仰卧起坐,就是一个循环类习惯任务,需要从项目剥离出来放到打卡任务中去,因为这个是一个固定时间的恒定量,你要做的就是每天按时完成。

备忘

记录想法与「将来也许」的笔记。

记录想法和「将来也许」:很多时候收集的当下,我们收集的更多是脑子里一个念头,它远远没有成形,在写下去之前你很难判断它会演变成什么。

比如你突然想学画画,这就是一个很笼统的想法,但是如果你不记录下它,可能过一会你就完全忘记了,那没准绘画界就失去了一个未来的大师;又或者你想买个 iPad Pro 画画,肯定要经过各种考量,比如这个东西的预算,该买什么机型,这些就可以记录到滴答清单里去,再找个日子对它进行处理,这就是你将来可能要做的事。

因为滴答清单已经有了笔记栏,而且任务和笔记是无缝切换的,所以你要做的是尽可能先写到收集箱里,这样将来不知道自己该做什么时,看看这些收集的东西就能告诉你了。

当然备忘的不仅可以是随想随记,也可以是需要看的电影、感兴趣的文章、教程,写文章、写日记。甚至是账号密码等想按自身情况,自定义的相关笔记。这些就是后话了,等后续的文章具体提到再做详细说明。

课程

每周大致固定的课程安排。

滴答清单支持「从教务系统导入课表」,并且能够以「课表视图」来展示,也能让我们像管理任务一样对待「课程」。

课程既不属于待办事项、项目,也不太和习惯对应得上。因为它不像其他任务那样需要经常增加、减少,课程往往只在学期初批量增加,学期末陆续完结;它也不同于「习惯」的长期循环,课程的循环大多以一个学期或是一个学年为界。因此,我更愿意将「课程」看作是一个全新的任务属性。

使用滴答清单的课表视图,就可以抛弃那些臃肿繁杂的超级课程表类 app,也不用费心费力地将课表手动录入日历中。并且相比起一些手机系统自带的课表功能,滴答清单作为一个全平台的软件,也可以很方便地做到「一次导入,多端同步」。

属性整理

由于滴答清单包含了很多基础任务属性,为了方便大家了解,这里先优先展示基础设置,后期再慢慢和大家讲其他设置。

日期设置可以设置任务的日期,把事情安排到它原本属于的时间里去。比如二号去听经,晚上住旅店,三号去餐厅,然后看电影。这就是特定日期所做的任务。

日期的第一种设置是时间点,也就是精准到几点开始做,比如 3 号晚上 8 点准时开始练书法。

如果某个任务知道从何时开始,到何时结束,则可以按时间段来设置任务,设置在 3 号晚上 7-8 点练书法。这里的时间段则是告诉你练习书法的总进行时长、用时多久。

一件事情不但可以做一次,还可以循环地做,按时间、按次数来重复做一件事。比如设置每月还信用卡,设置一个固定时间,提醒自己在账单日之前还清。

关于这个任务相关,可以在任务描述写下关于这个任务的内容,就像我前面说的买 iPad Pro,就可以把相关的信息写到里面去。比如价位、店铺等信息都可以放到里面,描述得越清楚,你就能越快掌握对于这个任务的信息。

点击底部对话框的图标可以添加评论,最多可添加 1024 个字,可以写下关于这个任务的进度或者其他相关内容。

这个功能适合团队协作时使用,可以在 @ 某人后,在任务留下评论、阐述进度等,方便沟通和记录,提高协作效率。

点击任务页面右上角的三个点,进入「任务动态」,可以查询任务从创建到现在的所有变动,包括内容的变化情况、到期时间,完成时间等。方便追踪任务的变化情况,回顾任务的执行过程。

小结

本章主要讲解了为何收集任务、如何收集任务、任务的属性分类等具体内容。

要收集任务,是因为个人和他人都会给你带来属于你的任务,你不能只靠脑子去记。通过滴答清单记录收集下来,可以更好地进行后续的工作,例如安排时间、规划任务优先级等。如何收集任务,则是让你以最快的速度,记录想法和事情,做到没有遗漏。

而任务的属性分类,则是需要对任务进行归纳的简单处理。打个比方,我们把自己比作一座图书馆,任务就像是图书馆里的书籍,你可以把很多书放进去。但如果只是堆进去而不整理,那么很快你就很难在乱书堆中找到你要的书。而整理和对书籍进行分类编码一样,编码后你要寻找、使用、查看都会变得无比快捷。

分享讨论

你最常用的收集任务的方式是哪一种?收集好任务之后,会按照哪些属性来分类呢?欢迎在留言区与我们交流。

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