开会糟透了？试试无声会议吧

开会糟透了？试试无声会议吧
2023-8-7 13:58:20 Author: sspai.com(查看原文) 阅读量:23 收藏

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引言

无声会议（Silent Meeting）是一种已被成功实践但却鲜有公开资料的开会方法，本文会探寻下它的有趣历史，并介绍如何通过它的小小改变让会议变得不再糟糕。

文档是无声会议的核心基础，本文会引出 Coda 和 Mojidoc(妙记多) 这两款让你的会议事半功倍的小众文档，它们不仅有效，也蕴含了值得借鉴的办公理念。

本文希望能成为「无声会议的 101 手册」，它非常适合以下读者:

憎恨糟糕会议并希望改善它的朋友
认可无声会议并希望推广它的朋友

糟糕的会议

大量的数据和案例证明「员工在抱怨但又坚持开会」，这个怪相源于「会议很贵但又很重要」

会议很「贵」

有人通过薪资✖️会议时间来突出会议的昂贵，但其实会议远比这个贵得多！

Jason Fried 在其著作《Rework 3》中揭示了真相 —— 在绝大多数公司，任何人都可以轻易地用各种色块把别人的一天切分成几十分钟的小碎片，这相当于毁掉了你踏踏实实地工作的可能，占用别人的时间应该是个复杂到让人想想就头大的操作，除非事情非常重要。这点出了会议恢复综合症带来的隐性成本，会议能短暂损耗脑力并导致专注力涣散（约 45 分钟），是现代办公的「协同超载」的元凶之一。

注：协同超载（Collaboration-Overload）：即员工将大部分时间花在信息协同（开会、邮件、群聊等）而非事务性工作（编码、设计和测试等）上。

会议很重要

会议杠杆率很高，糟糕的会议不仅浪费时间也打击信心，但好的会议却往往收益颇丰：

信息传递效率最高：会议是唯一一种「广播+同步」的信息传递方式 —— 相信你不会通过邮件或IM的方式进行决策导向的沟通。
突破个人局限性：信息互通带来的灵感可能会比你扎在事务性工作一整天更有价值，这是「可能性」的价值，无法简单衡量ROI.
会议外的价值：就和会议的昂贵不仅体现在会议中一样，会议价值也不仅限于会中。比如一次成功的战略决策会议，它的收益会远大于员工的事务性工作总和。

所以一昧地逃避会议或强行去减少会议时间不是解决之道，重点是如何从会议获得更多价值，让它不那么糟糕。

人们抱怨的其实只是糟糕的会议，只是恰好糟糕的会议无所不在。

糟糕会议的典型表现

那些你似曾相识的糟糕会议现场：

偏离主题：没有议程，没有主持，全程出轨。
严重超时：全场帕金森，不仅影响工作也影响士气。
糟糕演示：PPT + 我说你听的单向沟通，听过就错过。
低效讨论：串行发言互相打断，10% 的「会霸」带来 100% 的灾难。
参与度低：上面嗓门唾沫横飞，下面键盘手机齐舞。
有始无终：没有纪要也没有行动计划，永远都是「下次再讨论」。

...

有没有简单的方法可以改善上述问题？—— 试试「无声会议」吧

无声会议（Silent Meeting）

会议效率是组织效率的一种微观体现，正如拉里·佩奇担任 Google CEO 后的第一封全员信就是 How to run meetings more efficiently，足见它的重要性。但无声会议与其他理念高级但难以落地的组织方法论不同，它非常容易实践且效果立竿见影，算是人人可得的「低垂果实」。

无声会议的核心点是通过引入「静默阅读和评论」代替传统「演示环节」的开会模式。

相信近几年大家才通过「飞阅会」等途径了解到无声会议，但它其实已广泛实践了近 20 年，我们先了解下它的历史。

无声会议的由来

Amazon：6 页纸开会法

2004年，在 Amazon S-Team 的开会实践中，这些高管们逐步感觉传统PPT陈述的方式很难评估进展和做出决策，并容易滋生一些职场「坏味道」，哈佛大学教授 Edward R.Tufte 的《The Cognitive Style of PowerPoint》恰巧验证了这个感受 —— 「分析越具有因果性、多变量、比较性、证据支撑性，信息的密度越高，PPT 的害处就越大。」

S-Team：Amazon的高级管理团队，主要负责高级事务的决策如战略、组织、文化和危机应对等，会议+决策层的高杠杆率，使得会议效率成为这个团队的核心问题。

随即他们在此理论基础上改进了一种基于「叙述体材料的就地默读」的开会方法，叙述体基于会议类型有多种变体，比如：

「六页纸备忘」(Six Pages)：用于规划、评审和项目等决策性会议
「新闻稿／常见问题」（PR / FAQ）：专用于新产品计划的逆向新闻稿（完美体现Amazon的逆向工作法）

其中六页纸开会的典故被广泛传播，事实上成为了无声会议的历史代名词。

Google：协同文档的加持

早期 Amazon 不仅没有限制 6 页纸的结构，就连文档载体也未限定，甚至会使用纸质打印材料，这确实带来一些问题：

难以迭代更新：本地或打印文档无法方便的基于群体智慧迭代优化。
只解决读效率：默读之后的评论反馈仍需要通过讲述或收集的方式。

2006 年 Google 文档发布，它的下述两个功能精准解决了这两个问题：

协同编辑：支持与会者在一份文档无冲突的共同编辑，让文档成为了可迭代的「活」材料。
选区评论：针对某部分内容进行评论，可以不影响材料主体的同时减少单向发言。

Google 文档虽并非针对开会设计，但事实上对无声会议的普及起到了推动作用。本文后续也会介绍更新的文档工具——Coda 和 Mojidoc(妙记多)，它们结合会议场景的特殊设计会更让开会事半功倍。

飞阅会们：桃李天下

Amazon的「六页纸」随着内部人才和信息流动逐步在北美科技公司中传播开来，比如 Square 和 Twitter 都是在老 Amazon 的安利下采纳了无声会议。

接着硅谷企业文化推崇者和一些书籍资料如《亚马逊逆向工作法》、《贝佐斯如何开会》的进一步传播，也让无声会议传播到了国内，一二线互联网公司或多或少都有团队在使用它，并且很多都取了符合企业品牌的新名字，其中最成功的案例就是字节的「飞阅会」，搭配商业化产品飞书，它大大提高了无声会议在国内的普及度。

但无论场景和命名如何泛化演变，无声会议的有效性内核从未改变。

无声会议的有效秘诀

无声会议的有效秘诀可以总结为 8 个字：「以写代说，以读代听」。

以读代听

在默读环节使用「阅读」代替「听」可以显著提升会议效率：

☆ 阅读比听快：有一种说法是读书比听书快3倍，人类的阅读其实可以是基于面的理解，而非线性的逐字逐句理解（你可以打开读书软件的听书模式来对比下）；
容易把控节奏：每个人的背景和关注点不同，相较于被动依赖演讲者线性讲述，材料可以自由选择泛读或跳读，这样也给了读者更多思考时间；
阅读可以回溯：声音无法回溯，而回溯即是加深理解的关键，也确保了所有人都可以完成材料阅读（即使你迟到了或没有参加会议）；
阅读更专注：阅读是主动的，而被动的听很难维持其专注性。

以写代说

以写代说发生下两个环节：① 准备环节用「叙述体」代替「演示」 ② 评论环节用「书面评论」代替「发言」，它带来以下好处：

☆串行到并行：串行的发言会产生阻塞，而写是可以并行的。这同时也杜绝了任何离题的可能，并大幅降低了「会霸」的破坏性。
高信息密度：由于无法通过口头叙述来补充信息，这要求叙述体文档的材料要有更完整的信息。
可传播性：无论在会中还是在会后，无论有没有作者讲述，谁都可以随时分享和阅读材料。
民主多元：留下文字评论可比举手发言的心理负担小多了，这可以鼓励「意见贫民」（内向、低资历和职位）发表看法。
利于沉淀：相较于口口相传，以写代说也使得与会者贡献可以被间接“度量”，可以提高参与度，并发现真正在会议中有贡献的人，避免手工记录遗漏。

不要小看这种效率提升，对于约高层比如亚马逊的 S-Team 而言，会议在高频发生，提升是巨大的。

开好无声会议

无声会议主要是 4 个基础步骤组成： ① 会议准备 → ② 默读评论 → ③ 引导讨论 → ④ 结论行动。

准备

准备的核心是主持人和「材料（文档）」。

主持人

请先注意「发起人 ≠ 主持人」，只有至少履行了下述职责的才能称为主持人。

组织：会前提前预定和安排人、议程和时间，谨记提前通知到位，尊重每个人的时间。
材料：无声会议的质量强依赖于会议文档的质量。
控制：特别是面对身居高位的人，你是否能做到「我的地盘我做主」，谨记控制的目标是推进会议进程，而非取悦任何人。
记录：会中要进行记录，会后整理成纪要沉淀。使用支持语音转录(如妙记多)和双向互动( 如Coda )的工具将大大降低记录的负担。
待办：会议的最终目标是为了更好的推进事务性工作，务必进行跟进确保决策转化为成果，而非停留在口头承诺。

显而易见，主持人最好是核心议题的Owner，以确保事务统筹。要注意并不限定要一个人来执行，但主持人必须保障最终落实。

当然，再好的开会方法也救不了一个不必开的会议，谨记开会本身不是产出。「闲杂人等」不仅仅浪费时间，也会增加会议偏题的可能。受邀的基线原则是「参会的人都应该有发言的义务和权力」，否则一份会议纪要可能更适合你。

材料（文档）

正如 Amazon 开会法的代名词「6 页纸」，材料的重要性可见一斑，但也因此引入了一些误读：

掩耳盗铃：缩小字号和行高，挤入更多内容以满足所谓的n页纸
形式主义：演示材料(如PPT)的内容不做变化直接复制到文档中
偷梁换柱：大量内容外联到其他材料以精简主文档字数

其实重点不在于形式，要关注的是其核心要求：

一、采用叙述体（文档）而非演示体（PPT）

Amazon 的 6 页纸大谈了 PPT 的问题，导致很多公司也开始盛行「杜绝PPT的文化」，不免有些因噎废食。

演示体（PPT）有其存在的价值（比如专业分享），但它确实不适合无声会议这种阅读的场合，更合适的是使用叙述体文档，这带来几个好处：1 ) 不依赖演讲，任何人在任何时间都能通过阅读理解会议内容的全貌，即使他错过了会议；2) 信息承载力更高，文档信息密度大概是 PPT 的 8 倍，即 6 页纸就能带来 50 页 PPT 的效果。

叙述体：利于读者阅读的方式组织内容，会包含核心逻辑如因果性、关联性和结构性等； 演示体：利于演讲者讲述的方式组织内容，会忽略逻辑而由讲者叙述展开。

时间上最好控制在 20 分钟或不低于会议总时长的 1/3，无声会议的关键是就地默读，过长的会议材料一来无法控制时间，二来也难以当场理解。

二、撰写技巧

在撰写文档时，我个人经验主要有 2 点：

结论先行、先主后次：金字塔原理中的核心思想之一，即先结论后论点的描述方式。比如「我们最终决定采用A方案，因为市场调研 B 和竞品分析 C……」。
详情外联、概要内联：对可能影响材料理解的概念，需将其概要内联在文档内，而把详情外链到文档外，正如文首的「协同超载」等概念的描述。这样可以在控制文档长度的前提下，让读者尽量留在文档里完成阅读，而不是频繁的进行材料间跳转，或者是带着疑问的低效阅读。

成功的单向沟通应该就像「水流冲破一道道认知障碍达到终点」，你要预判读者可能的理解障碍。

三、照顾受众的接受能力

我始终奉为圭臬的沟通感悟就是 「沟通不是 2 步而是 4 步」。

讲述角度：你知 → 你说 → 他听 → 💡他得
撰写角度：你知 → 你写 → 他读 → 💡他得

如果做不到「他得」，无论再坦诚的沟通就是失败的，这也是大部分人沟通的认知缺陷，再好的技巧都不如在撰写时多问问自己：「其他人能在规定时间内理解我写的内容吗？」

四、其它建议

议题：会议开展的指南针 —— 不脱轨的前提是要有轨道。

目录：既可以让读者概览全景，也可以方便阅读感兴趣的章节。除了手动维护目录，更好的方式是使用有目录功能的文档。

模板：较大的团队就很难通过口口相传来确保规范了，可以通过公共模板来固化文档。一些模板能力特别强的产品（如 Coda），可以大大降低会议规范的落地难度。

最后，我们必须承认一份好材料撰写工作是非常难的，但「少数人的努力可以提升所有参会人的效率」，是非常值得的买卖。

他们错误地认为一份高标准的六页备忘录可以在一两天甚至几个小时内写完，而实际上可能需要一个星期甚至更长时间。

——Amazon 创始人贝佐斯

默读和默评

如前文所述，无声会议的核心改动是先完成静默阅读和评论，这很像不需要协调的论坛，有几点行动建议：

开场阅读

预读材料不是强制的，在开会时进行就地默读即可，这是因为：

高质量的材料必须让人短时间（< 20分钟）就能理解其要义。
你永远不能确保所有人都能预读文档，就地阅读也是一次 Double Check。

集体行为是传染的，开场默读能显著提高效率，就和上学的早读类似。

充分安静

从文首的有效性分析可以看出，「无声」是一切的关键，所以主持人必须强调本阶段需要保持绝对的静默。但从实践经验看，如果部分内容很重要，讲述补充可能是必要的，这部分应该在开头就进行，以免打断后续的默读。

民主评论

评论环节最大的风险来源于评论过载或没人评论，主持人要及时回复和解决无需讨论的评论，避免后续讨论过载的问题，但需要保留对理解文章有帮助的评论或待讨论议题。

领导们最好不要过早留下太强势的评论以免影响大家发言，另外永远不要期待主动性，如果你觉得某些人应该发表看法，那就主动在讨论环节 cue 他，让大家知道敢于谏言的必要性。

引导讨论

主持人需要针对上个环节的关键问题做展开讨论，这个环节开始不再无声，所以需要引入控制，有以下几点控制建议：

先停车再起步

讨论是串行的，如果无法收敛某个支线议题，安全的做法是将其放到「停车场」，让讨论重新回到主轴。需要注意的是「停车场」不是「垃圾箱」，会后仍需在适当范围内进行处理，毕竟自己的意见被丢进垃圾箱谁都不会好受。

Tips：其实个人日程也是单线程的，搁置法也同样有效，遇到插入事务或突发灵感，如非紧急事务可以一律写到「今日停车场」，等空闲时再行处理。这样就不会影响到你的专注时间。

常见问题解答（FAQ）

讨论阶段效益最大化的关键是将时间留给建设性讨论，而非常见问题。正如 Amazon 所提倡的，针对可能的争论或问题事先准备 FAQ 可以大量规避低效讨论，同时也能促进作者的材料思考深度。

警惕两类人

会议的坏群之马很容易识别，但下面两类常见的「良民」也同样需要注意：

点头娃娃：这类人永远都在点头附和别人的观点，更有甚者可能已经是习惯性的机械反应。无论是本身是讨好型人格抑或是事不关己的心态作祟，这些人都可能导致无法达成真正的共识。主持人要多抛问题给这类人，久而久之他们就会有「独立思考」的紧迫感。
意见领袖：这类人喜欢主导讨论，抓住一些点就会不依不饶，从而影响讨论进程。要谨记一条原则：永远不要因为一些人挑出了「1% 的问题而否定了解决 99% 问题」的人的工作，主持人应该多引导更最接近问题的人发言。

职级较低的人可能是更接近问题的人，应该鼓励它们积极发言。

——《Google 的重新定义公司》

需要注意的是，这两类人对会议都是有正向意义的，要接纳这种多元性(比如意见领袖们往往能激发一些有意义的讨论) ，所以这里的控制更多是一种调和手段。

控制议题但不要控制声音

对于讨论而言，特别重要的一条控制准则就是「控制议题，但不要控制声音」。主持人要警惕确认偏见，在不偏离议题的前提下，任何意见都应该给与曝光机会，特别存在身居高位的参会者时更应如此。

确认偏见（Confirmation bias）：选择性地关注有利信息，忽略不利信息，来支持自己的想法或假设。

一个有效的行动会议应该是「民主讨论，清晰决策，纪律执行」，领导的权威应该体现在决策和执行环节而不是讨论环节。换句话说，如果你要的不是大家的意见而是认同，那直接下发命令即可，这可比开会高效的多。

你的工作是弄清楚所有的事实和意见，并做出一个好决定，因为你会被衡量的是决策和结果，而不是你的聪明和权威。

——Honeywell CEO, David M. Cote

结论和行动

准时开始很重要，但其实更消耗士气的是没有终点的会议。正如帕金森定律所言：「只要还有时间，就一定会用完所有时间」，适当的紧迫性也能提高大家的专注度和会议决策效率。但结束不是仓促结束，你还需要确认两件事：会议结论和行动计划。

会议纪要

如果在会议结束时掌握的信息与会前比没有什么变化，那这次会议的成果就是零，所以纪要非常重要，它也可以降低会后回顾的理解负担。

纪要的难点是要将会议产生的线性碎片信息（如讨论和侧边评论等）转化为逻辑清晰的结构化内容，有以下建议可控参考：

由主持整理确认：让会议主持这个对议程理解最全面的人整理纪要，避免信息失真，同样需要强调的是会中记录可以由其他人代劳。
结构化不要流水账：为了纪要可以被轻松阅读和理解，必须结构化整理，可以限定格式(如利用文档的多维表格）后填空。
考虑语音转录：对于重要会议，也可以选择进行语音转录，通过文字化可以更快速的完成会议讨论的回顾和搜索，做到既有结构重点也有全景，避免遗漏。

这里特别推荐妙记多 Mojidoc的「语音转文字」或者「飞书妙记」这两个产品，它几乎可以做到不限定任何开会模式的基础上，在会后生成一份可以回放的「活纪要」，智能摘要等功能也能极大缓解主持人的记录压力。

行动计划

谨记开会的目标是为了更好的行动，一个再精彩的会议过程如果没有实质的行动计划都是虚假的繁荣。不仅仅是制定行动计划，同时也要确保它的落实，没有哪件事比高调宣布又不了了之更让人丧气了。幸运的是目前大部分文档产品都已支持行动代办功能。

特别要点出的是，所有会议纪律问题都可以被原谅，但只有一种是必须得到警告，即「我原本就不赞成但会议里没说」，这也印证了 Amazon 所强调的「敢于谏言、纪律执行」文化。

行动计划至少要符合 3W 原则（即 When、What 和 Who），它是有效执行的最浅层要素。

工具篇：善其事利其器

从早期 Amazon 还在用纸质材料就可以看出无声会议的基石并不在工具，但好的工具不仅能让无声会议事半功倍，也能传递优秀的产品理念，比如 Coda 和 Mojidoc。

Coda：双向写作（Two-Way Writeup）带来更纯粹的无声会议

Coda 在 Two-way writeups: Coda’s secret to shipping fast 一文中分析了无声会议的单向书写的最大问题是缺乏互动性和结构性。它认为，相较于在文档旁边的线性展开的评论，应该将讨论过程也彻底结构化和异步化。

它同时认为 Reaction（反馈）非常重要，但这些 Reaction 应避免有声的方式来传递，也可以通过一些预设结构来进行收集，实现意见的真正民主化表达，而非集中在某些发言人身上。

这些增加结构化和互动性的功能元素就是 Coda 所谓的双向写作（Two-way Writeup），虽然将其称之为「下一代开会模式」有点言过其实，但 Coda 确实提出一些策略可以让无声会议更纯粹和有效：

提供已读按钮

一个简单的已读按钮可以替代大量的「大家读完了吗？」，当达到一定的阅读后主持人就知道可以进入下一环节，而不需要遵循 15 分钟或 20 分钟的默读限制。

收集结构化反馈

过往的反馈评论被限制在那个 100 像素的评论列表中，而且是线性展开往往会丢失重点。 Coda 的结构化反馈可以让评论有序起来，而且也能将讨论聚焦于主持人认为的核心议题内。

讨论最重要的议题

主持人最大的困难其实是把握「民主和重点」的平衡， Coda 的 Dory 功能可以缓解主持人的焦虑，在不伤害个人情感的前提下，把真正重要的问题带到讨论环节。

Coda 的秘诀：低代码（Low-Code）和多维表格（Database）

Coda 支持 Notion-Like 文档中的常见功能 —— 多维表格（Database），它甚至内建了一套完整的表达式语言——Coda Formula Language，这个低代码能力在所有标记「f」的场景都可以被使用。

在低代码的加持下，你完全可以将 Coda 表格当做数据库来使用，使得可玩性和可拓展性极强，对于「极客型」用户非常友好。上述提到的 Coda 无声会议组件其实都是基于这两个底层元素的组合配置。

受益于 Coda 围绕 Database 和 Low-Code 的优秀底层设计，也让它同时拥有了极强的模板功能，有别于其他产品静态的复制式模板，Coda的文档模板可以每次都生成独一无二。

Coda 算是我近几年关注到的最别出心裁的 Notion-Like 文档产品，它并不仅限于会议场景（推荐他们是如何重塑 OKR 的），还是那句话：好的产品不仅仅是提高你的效率，也蕴含独特的价值理念，揭示一些你「未知的已知」，这才能造就超越期待的产品体验。

妙记多：开箱即用（All in One）的无声会议套件

如果说 Coda 是「深度上的理想主义者」，那 Mojidoc（妙记多）无疑就是「广度上的实用主义者」，它几乎涵盖了会议所有的功能要素：文档、日程、远程会议和待办功能等，使中等规模团队可以轻松实现基于文档的异步化协同办公。

它的帮助文档虽然一字未提「无声会议」，但内容上处处体现了它的价值理念，让我们看看它有哪些相关功能吧。

内嵌语音会议

与其他竞品如飞书的「会议包文档」的做法不同，妙记多属于「文档包会议」，它能在最低干扰下嵌入了语音会议的功能，确保团队焦点始终在文档界面，而不是会议界面中不断扰动的头像方块。

这种 Doc-Focus 的开会模式同时也可以解决文档投屏中的不清晰不流畅、无法协同编辑、需切换窗口等等问题。另外值得一提的是，这一切都可在浏览器中完成，你无需安装任何插件或客户端。

除此以外，它还支持一些特色功能如：

视角跟随：妙记多可以帮助你快速跟上发言人的进度，避免错过关键讨论。
语音纪要：类似飞书妙记，可将会议音频自动录音并转为文字，5 分钟了解 1 小时会议，大大释放记录压力
妙映演示：妙记多的演示模式是 Notion-Like 文档中最强大的，它可一键将文档切换为适合分享的演示模式，同时也提供了激光笔等辅助工具，使其能更好的支持「无声会议」以外的会议场景。