打通 IM 和日历,这款工具重新定义了文档
2019-11-25 19:04:10 Author: sspai.com(查看原文) 阅读量:228 收藏

早在去年,少数派就受邀内测,率先体验了字节跳动出品的办公套件「飞书」。经过一段时间使用,我们发现它将 IM、文档协作和日程安排做了很好地结合,整体结构和设计细节上也非常人性化,所以最终决定将公司的日常协作和沟通工作全部迁移到飞书上。

作为飞书办公套件的重要一环,在线文档功能给我们留下了深刻印象,也是我们认为飞书最有特色的功能之一。尽管市面上已经有不少在线协作文档工具,但飞书的文档仍算得上一个优秀的「后来者」,不但文档编辑功能非常强大,在团队协作上也有很多第三方文档工具不具备的优势。

打通「IM」和「日历」,飞书文档「活」了

作为在线协作文档,「协作」是与「记录」同样重要,甚至更加重要的功能,每个文档的作用都不仅仅是单向的信息输出,而是要让大家了解事情背景,针对内容进行讨论并产生正确决策,一起推进事情进展,最终实现目标。

这也就要求文档可以让大家可以及时收到通知,方便查看和编辑,及时对文档内容作出反馈。

飞书文档最核心的亮点,也是最大的优势,就在于和飞书 IM 以及日历的深度打通与融合,扩展了文档的应用空间和场景,整个文档都「活」了起来。

通过飞书 App 的「云空间」按钮或是网页(www.feishu.cn/space)直接登录,就能够直接进入飞书文档,点击「新建」,就能开始创作。

实时协同编辑

在线协同编辑几乎是所有协作文档的基础标配,做到这一点并不稀奇,但厉害的是,上千人同时进入文档还能不卡,这一点,飞书做到了。据官方压测显示,最多能够支持 2000 人同时在线不卡顿,右上角的头像小图标能够直观显示在线人员。

@ 功能与 IM 提醒

在文档中,你可以针对任何内容(文字、图片和视频等)选中并发表评论,评论会直接在 IM 中提醒文档拥有者和被 @ 的同事,而他们也不需要打开网页跳转到文档中,在 IM 页面中就能及时回复文档消息,这不仅提高了响应效率,也使文档和 IM 形成了互动闭环,满足各种场景下的需求。

文档和 IM 的联动同样是双向的,你可以在 IM 直接查看文档,也能在文档界面快速跳回 IM,利用 @ 快捷键,可以在文档中插入名片和群聊,点击就能进入到 IM 中,直接沟通,简单高效。

本地文件一秒在线

除了在线文件,很多时候我们也需要处理很多来自外部的本地文件,之前都是收到文件之后,保存到本地桌面再打开编辑,编辑完再保存发送;现在,只要是在飞书 IM 里面发送的文件,都能直接转换成飞书在线文档,赋予文档「沟通、协同」的能力,让文档「活」起来。

安全共享,放心协作

和其它文档一样,点击右上方的「分享」按钮,可直接邀请团队成员进行协作,并设置「阅读」「编辑」「共享」等权限来保证文档安全性;同时,由于和 IM 深入打通了,直接复制文档地址,在 IM 中发送,系统就会自动给接收方(个人或群聊)授予文档阅读权限,此时能够在 IM 中介绍文档的背景,沟通会更清晰高效。

涉及到对外合作的部分,有些文档需要分享给公司外部的人查看,即使对方没有飞书账号,也能够通过相应的文档权限设置,让获得链接的任何人都可以阅读文档,这也是我们最喜欢的功能之一。

当然,当我们说「打通」的时候,不仅是在文档和 IM 之间,也在电脑和移动端之间,在不同设备和场景之间。飞书的电脑端和移动端都流畅好用,保持了同样的设计感,无论是出差在路上还是在家办公,在公司电脑上没完成的工作都可以无缝、无延迟衔接。

多样的形式,扩展文档的功能

在文档编辑上,飞书文档看似「白板」的简洁界面下,暗藏了丰富且强大功能,和我们之前用过的同类工具相比,它把其它工具也有的基础功能做了进一步的细节优化,同时还有一些独创的功能,扩展了文档工具在工作中的使用场景。

自动生成大纲

因为文档只是一张「白板」,编辑的过程几乎就是自由创作的过程,把头脑中的东西化作文字表达出来即可,抛弃繁杂格式带来的束缚。

在编辑过程中,文档左侧会根据标题级别,自动生成目录大纲,当你完成文档的时候,也同时拥有了文档目录,无论是自己回顾文档内容,还是让他人阅读,都能够显著提升效率,缩短阅读时间。

支持 Markdown 语言,编辑更高效

由于平时要接触大量文字工作,公司很多同事都有用 Markdown 写作的习惯,飞书文档对 Markdown 的支持也自然我们非常喜欢的功能之一,通过各种快捷键就能够插入分级标题、任务列表、分割线等,大大提高了写作的效率。

支持丰富的插入格式

除了简单的纯文字或文字 + 图片,飞书文档还提供了丰富的模块支持,从常见的图片、表格,到实用的视频、投票,你在办公中会用到的模块几乎都可以在飞书文档中看到。

插入另一个文档(链接):有时候为了更清晰地阐述事件背景,会在文档中先插入另一个其它文档甚至文件作为补充。

插入多个主流平台的视频(或投票、地图、表格等):一些用文字和图片不容易表达的内容,我们经常会辅以视频来说明,以往要么把视频链接直接发到群里,要么干脆把视频下载到本地分享给同事,但这两者都不利于保存与回顾。而现在在飞书的文档中你可以直接插入外站视频,既可以在文档中实时观看,后期也不会找不到。

此外,飞书文档还可以直接插入 To-do List,设置执行人和完成时间,这在开策划会时非常有用,可以直接在会议记录中安排任务,让沟通结果有效落地执行。

连接云盘,整理才能沉淀资源

少数派是一个内容资产非常重的团队,稿件和相关素材需要有条理地整理,分门别类存储。在使用飞书文档时,少数派可以直接在建立好的文件夹中创建文档,让文档直接「诞生」在正确的「盒子」里,在形成知识资源沉淀的同时,也节省了额外的整理时间;当然,通过文档右上方的「...」按钮,可对文档存储进行直接管理。

解锁高级隐藏功能,文档还能这样用

除了深入打通带来的高度互动性和强大的编辑能力之外,飞书还有很多隐藏的高级功能。

一键演示

一提到「演示」,大家最先想到的就是 PPT。但是飞书文档也支持演示模式,点击文档右上角的「开始演示」按钮即可开启,1 秒搞定,再也不用单独做会议 PPT 了,演示模式支持「演示文档评论」和「分屏」演示。

从模板新建

对于经常使用的文档格式,飞书提供常用模板,可以在创建文档的时候直接选择按照模板新建,这样直接填充内容就行,不用再考虑格式,非常适合做周报、会议纪要这类格式固定且经常会用到的文档。

以上就是我们经过这段时间的体验后,认为飞书文档最具特点,也是我们最常用的一些功能,在与 IM 的联动性以及文档编辑功能上的优势,都让飞书文档成为一款优秀的在线文档工具,而除了上面我们提到的这些功能,飞书文档其实还有更多有趣的特点值得去挖掘。

少数派编辑部


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