利用飞书多维表格搭建一套「个人财务管理系统」
2023-4-16 22:23:7 Author: sspai.com(查看原文) 阅读量:31 收藏

前言

记账这件事情,是我坚持最久的习惯之一,期间中断过几次,也尝试过不同的工具和方法,其中实践最长的一个工具是:飞书多维表格。

通过一年的实践,我用飞书多维表格从简单的收支记录,到预算管理、收支管理等模块,拓展成一套「个人财务管理系统」。

本文就来分享下,为什么用飞书多维表格以及具体的操作实践。

为什么要记账?

关于为什么记账这个话题,本文不做过多探讨,简单分享下我自己的思考。

我记账的原因之一,就是希望把消费数据结构化。没有结构化的数据,就无法进行分析洞察,也就没办法优化自己的消费习惯,这是我在工作项目中获得的一点思考。

以消费来举例,当我想知道这个月花了多少钱?今天花了多少钱?花在了什么地方?哪些可以省下来,哪些可以多投入些?如果没有记账,我就只能去一个个APP中找,而且是一个个独立的数据,没有办法从全局的视角去回答上述问题,也就无法进行分析。

而记账的目的,就是汇总这些消费数据并且将其结构化。这笔消费类型是什么?用的哪个账户?通过拓展这笔消费的数据信息,将其结构化,我们就可以对其进行分析,从而优化自己的消费习惯。

为什么选择多维表格?

曾经也使用过不少工具,包括传统的 Excel 和记账 APP。对于工具,我始终有个观点:不要去适应工具,而是要用工具满足自己的需求。每个阶段可能自己的需求不一样,因此使用的工具也在不断变化,以满足我不断迭代的需求。

最开始我使用的是 Excel 来记录自己的账单,Excel 确实很强大,基本可以满足记录和简单的数据统计需求。但一段时间后,发现有个问题,就是记录太麻烦了,每次记录都必须用电脑操作才行。

于是我的需求就迭代为,不仅要记录还要方便记录。这个时候开始考虑记账 APP,手机端就可以完成。经过对比,选择了钱迹 APP,页面简洁无广告,功能也很全面(自动记账的 APP 出于隐私原因没有考虑)。

使用钱迹 APP 大概 1 年左右,这个时候经已经积累了 1 年的消费数据,我希望可以用这些数据进行一些可视化分析,看看我自己的消费习惯。但当时钱迹 APP 的数据报表模块功能还不是很完善,无法满足我的需求。

于是我的需求变成:方便记录 + 数据展示 + 可视化。恰好飞书多维表格更新了数据仪表盘功能,我想刚好可以满足需求,于是就有了尝试使用多维表格来记账的想法。

多维表格相当于是一个小型的数据库,在数据管理上和 Excel 差不多,但飞书多维表格有两个优势:

  1. 记账简单。得益于飞书多维表格的表单视图,可以轻松的生成一个链接,打开链接就可以直接记录收支数据。
  2. 可视化方便且美观。多维表格推出了仪表盘这个大杀器,可视化操作比 Excel 简单,且更加美观。

基于这 2 点,我决定用飞书多维表格进行记账。经过一年实践,从收支记录逐步迭代,目前搭建了收支管理、预算管理、资产管理三个模块,完全满足我的记账需求。

收支记录及分析

这部分主要由 2 个数据表及 1 个仪表盘组成,数据表用来记录原始收支数据,仪表盘用各种看板来展示统计数据。

收支记录数据表

先说数据表部分,包含以下字段:

  • 消费日期:用来记录发生消费的日期
  • 收支类型:单选,收入/支出/借出
  • 一级分类/二级分类:所有消费/收入/借出记录的分类,这个可以根据自己的实际情况进行划分,划分原则可以参考 MECE 原则
  • 账户:这笔记录影响了哪个账户,可以记录账户消费的情况
  • 金额:设置为货币字段,可以设置货币种类以及小数位数
  • 月份:公式类型,可以使用 Text 公式,根据消费日期得到记录所属的月份。公式:TEXT([日期],"M 月")
  • 年份:同月份字段,使用 YEAR([日期]),得到日期所属的年份
  • 备注

以上是「收支记录」数据表字段,同时为了提高数据录入效率,利用多维表格的引用选项,就可以实现 收支一级分类、二级分类之间的级联选择。

首先我们需要先建一张「收支分类」的数据表,用来管理分类之间的级联关系,如图所示。

完成后,我们在「收支记录」数据表中,设置 收支类型 字段为单选,勾选引用选项,选择「收支分类」数据表/收支字段;一级分类和二级分类字段同理,只是要设置不同的筛选条件,可参考下图。

通过级联选择,不仅可以提高数据录入效率,同时也方便进行分类的管理,如果需要变更分类,那么只需要在修改「收支分类」数据表就可以实现全局的同步变更。

完成「收支分类」数据表配置后,可以直接基于数据表新建一个表单视图就可以生成一个表单问卷,选择开启分享,打开链接就可以录入数据,非常方便。

收支分析看板

基于收支记录的数据表,可以方便的创建各种数据看板,用来直观的展示我们的收支情况。

我搭建的看板主要是这么几类:

  • 数字类:用来展示关键的数字,全年总收入、支出、总借出
  • 折线图:用来展示变化趋势,每月收入趋势、每月支出趋势
  • 饼图:用来展示每个月的支出分类占比

基于这几类看板,可以直观的看出每个月的收支情况。具体的操作过程,不再赘述(其实很简单)。

数据为示例数据
数据为示例数据

预算管理模块

预算管理也是每个记账 APP 的必备功能,基于预算,可以用来校准自己的消费行为,避免非理性消费。

我制定预算的方法供大家参考。

首先是确定这个月有没有大额支出,例如房租(季付)、旅游、纪念日等等,在此基础上,按照支出大类设置预算。

我的支出大类包括:餐饮、房租、交通、宠物、旅游、礼物等,其中每个分类下设置大致的一个预算额度,比如餐饮,根据过往数据,每个月餐饮消费大概在 1500 元左右,如果没有其他特殊情况,那我就用这个额度作为我的餐饮消费预算。大类预算确定之后,会根据过往消费情况,设置「其他支出」为 buffer,加起来就是这个月的总预算。

预算制定完成后,会把预算填入「总预算」以及「分类预算」两个数据表。(稍后会解释下为什么是两张数据表)

以「总预算」数据表为例,分类预算表基本一样,多了个预算分类。字段设置如下:

  • 月份:1-12 月
  • 总预算:货币类型
  • 已消费:字段类型设置为查找引用,分别设置引用字段,查找条件,计算方式,数字格式。如下图所示
  • 可用金额:公式类型,可用金额 = 总预算 - 已消费
  • 预算使用比例:公式类型,百分比,已消费/总预算

这里需要解释下,为什么是两张数据表?

其实是“无奈之举”,最大的原因在于多维表格的操作最小单位是字段,没办法针对单个数据格设置公式(这个 Excel 的操作逻辑不一样)所以在计算「已消费」时,没办法计算「总预算」,因为在支出记录表中没有支出类型是“总预算”。

预算分析

预算分析这里,我的需求就是看:这个月预算多少、花了多少,还剩多少?

首先是根据「预算使用比例」,去看每个月的预算使用情况,这里创建 2 个图,一个是总预算使用比例和预算分类使用比例。

数据为示例数据

其实是每个月创建三个图,分别是剩余多少、已消费多少、预算多少,当前月排序在最前面。

数据为示例数据

资产管理模块

鉴于目前我的个人资产构成简单并且少,因此这个模块也很简单。就是各个账户的余额,分为:银行卡、信用卡、支付宝理财账户、借出、公积金账户。

  • 账户名称:单选,具体账户如上所示
  • 账户余额:公式类型,账户余额 = 起始金额 - 账户支出 + 账户收入
  • 起始金额:从某一个时刻开始的起始金额,但要注意,填入起始金额之后的每笔支出/收入记录都需要填写对应的账户,不然就会造成数据对不上。
  • 账户支出:查找引用格式,引用收支记录中的金额字段并设置查找条件和计算方式。
  • 账户收入:同上。
  • 备注信息

资产管理看板

把账户余额做成数据看板,直观看出自己的资产数字。

数据为示例数据

写在最后

数据录入其实是收支记录中最重要的一个事情,也是相对繁琐的事情,这一步很难坚持下来。分享几个小 tips,希望可以帮到你:

  1. 不要纠结具体的数字,嫌记录麻烦,直接四舍五入取整就可以,几毛几分,其实差不了多少。
  2. 做不到随时记录,那就定期记录,推荐每周记录一次。
  3. 支出尽量留一个出口,一个银行卡消费,然后看银行卡的收支记录就好。

记账是一件长期主义的事情。未经结构化的数据就无法洞察,记账这件事情,就是把自己的消费数据,渐渐结构化,很难说短时间内会带来什么改变,但时间长了,也许从结构化的数据中,可以洞察到自己的消费习惯,从而更好的认识自己。

最后,文中提到的「资产管理系统」我已经制作成多维表格模板,如果你也需要,那么分享给你,点击链接获取:模板链接

命运魔方


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