Hi，我是 Linmi，我又带来了新的一篇 Notion 教程，这次带来的是关于 Notion Database 的小实践，教你如何围绕管理软件订阅服务这个需求，打造一个属于个人的管理库。

先介绍一下这篇文章会涉及到的内容：

• 从零组织一个属于自己的软件订阅管理库，包含激活码管理、素材教程管理、提醒续费；
• 快速组织一个个人电脑配置清单；
• Notion Database 基础使用；
• Notion Database 模板使用；
• Notion formula 小实践。

以上内容没什么太大难度，请放心食用本文，最终效果实现如下：

前言

作为一名 Mac 用户，或多或少会用到一些付费软件，比如 Alfred、Sketch、Sublime 等效率与工作增强性软件。再者，新买 MacBook 或者 MacBook 没开 Time Machine，然后手残给重装（当然更多时候是升级翻车），如果之前没有理好自己的软件清单，简直灾难。

虽然现在有 Setapp 之类的订阅服务，但是考虑是国内用户，9.9 刀的价格直接劝退，一年 600 价格肉还是有点疼，再就拼车也要 30 起步。像我这种经常性的购买打折促销软件，300 元我能买不少软件。考虑大部分软件的迭代周期，订阅制离我还有点远，况且...… 我有两台 MacBook。

那么话说回来，买了这么多软件，激活码怎么管理呢？

• 用邮件？统一激活码发送到一个邮箱，再对已经购买的软件进行星标；
• 用笔记？复制好软件名、激活码挨个添加到备忘录内；
• 用表格？新建软件名、激活码、购买价格、下载链接等属性，挨个填写就好；
• 用密码管理软件？比如 1Password 管理。

是的，上述方法都能很好的管理我们的订阅。但是也有一些特别的情况：

• 有的软件只有老版用着比较顺手，我还想保存一份老版的软件；
• 有的软件还有使用指南，放在一个笔记下未免过于混乱，放在 Excel 里操作有些困难与观感不好；
• 有的软件是订阅制，需要提醒我定时续费，比如 Sketch、1Password。

那么，有没有其他方式能满足上述条件且很好的管理我们的软件订阅？

是的，就是我们今天的主角 Notion。

Notion 管理第一步：建个 Database

首先，真的要先建一个 Database 么？先别急，兄弟我们坐下来先梳理一下需求。

需求梳理

首先是围绕软件系列的东西，如何存放在一个地方？主要有以下点：

• 基础需求不能少，购买时间、价格、原价等等；
• 能存放激活码、配置凭证文件，比如各类软件激活码，购买凭证，还有就是类似 Sublime 的配置；
• 能存放关于软件的教程，素材，比如 Sketch 教程与素材包；
• 方便快速的找到官网，反激活链接；
• 软件的属性不同，需要对软件进行分类；
• 提醒续费，比如购买包年服务，提醒我明年进行续费；
• 存放老版软件，方便降级。

带着上述的需求，我们来试着在 Notion 中实现。

创建 Database

按照惯例，动图演示少不了。但是鉴于我之前写作 Notion 教程都是 GIF 一把梭，一来网站加载慢，影响观看体验；二来博客因为 GIF 导致博客挂了几次。这一次会重点放在必要的操作流程上，并对一些可串联的流程进行整合。

那么，就开始把玩 Notion 之旅吧！

1. 点击 Notion 左下角「+ New Page」创建一个新 Page；
2. 选择默认模板 「Table」，点击后即可创建一个 Table（表单）的展示方式；
3. 为新建的 Page 命名和填充上 emoji 保持好的观感；
4. 按照「需求梳理」出来的属性，我们进行挨个创建。

操作 1，2，3：

注意：创建 Database 后不能「cmd + z」撤回，只能使用删除解决。

操作 4：

这里我们梳理了必要的属性分别是：

• 软件名：使用 Name 属性类型即可；
• 软件标签：对原有「Tag」属性栏就行重命名；
• 购买时间与续费时间：选择 「Date」 属性类型；
• 购买价格：选择 「Number」 属性类型；
• 官网或下载链接：选择 「URL」属性类型。

当然还可以创建一个「File」属性类型，存放文件、图片、凭证等等，由于接下来会说到关于文件的存放，所以这个环节就略过。

组织软件与服务

这次操作示范以 One Switch 为演示对象：

填入软件或者服务信息

这里我依次填入我常用的软件，购买时间、价格、官网链接，接着上传需要的软件。

上传软件包与修改时间格式

直接将桌面的软件包拖拽到文件栏即可直接上传，另外由于时间展示是非国人看时间的方式，我会对时间展示样式进行修改，点击时间栏，再点击「Date Formate & Timezone」

修改 icon，保持美观

似乎还缺少点什么，哦，原来是 Logo。

如果想保持整体美观，像上图这样给每个软件加上一个 Logo，可以复制 Logo 链接，点击进入创建好的 Page，再点击软件名上的「Add Icon」，选择「Link」，粘贴 Logo 的链接即可。

如何管理订阅制软件或者服务

订阅制软件是有时间限制，按天数、按月、按季度或者按年进行订阅，这时候产生的新需求就是提醒我到期续费，避免遗忘导致一些服务中断，比如服务器，SSL 证书续签，我在这两个坑里栽过两次......

那么是不是要再加一个属性，设置一个到期时间？

是的，需要再加一个到期时间的属性，Notion 的 Date 属性中提供了 「Start Date」和「End Date」两个时间属性进行选择。但是很遗憾得是，上述办法可以很好设置到期时间，但是没办法设置提醒（这里艾特 Notion 官方）。如果设置提醒就会直接标红，标红意味着已经到期，这个方式行不通。

所以我们增加一个到期时间属性，填写到期时间与提醒。这里点击到期时间栏，再点击「Remind」就可以对目前提供的三个时间进行选择。这里设置一周前提醒我（建议搭配 Notion App 使用）。

但是你没有提醒需求，只设置到期时间的话，直接点击时间属性，找到「End Date」选项开启即可。

但是订阅价格不是一成不变，这里就建议多建一个 Page 或者将老的价格填入 Page 内，这里建议使用第一种，一来美观，二来方便。

一个小 Tips

这里加个小 Tips，录制「End Date」 是在设置提醒方式后面录制的，为了保证画面整洁，我对设置提醒的时间属性进行了隐藏，具体召唤出来可以右键，再点击「Hide」。想要召唤回来，点击右上角「Properties」，再点击需要召回的属性开关按钮即可。

Notion 管理第二步：建立模版

为软件服务管理生成样板

经过第一步的梳理，这里我们需要保存的内容有:

• 激活码、购买的邮箱
• 购买凭证、发票
• 旧软件包
• 软件教程

这里操作以 Sketch 为例：

1. 保存激活码与注册邮箱
2. 快速找到反激活的链接入口
3. Sketch 部分软件包存放
4. Sketch 教程与一些素材包

根据上述内容就可以快速制作出一个模板，我们点击 Sketch 进入 Page，制作好模板。

接着我们填充内容。

Notion 模板功能使用介绍

但是，我有那么多软件，都要挨个这么写，未来还指不定加入新的软件，还要复制出来现成的内容，挨个删除么？麻烦，太麻烦。

这时候 Notion 的模板功能就能很好的帮助我们解决，未来可以一键复用，不用每次都填写上述内容，方便简单。我们试着开始建一个通用模板。

1. 点击右上角 New 旁边的「v」，再点击 「+ New Template」；
2. 命名好，填写好模板信息；
3. 复制之前我们已经制作好的模板信息，粘贴，即可使用。

接下来使用我们建好的模板，默认是两种方式：

• 第一种：点击 Database 右上角 New 旁边的「v」，在点击模板即可开始创建，适合新建软件。
• 第二种：直接点进 Page 进行点击 Page 中的模板名即可，适合已经创建好的 Page。

当然不同种类的软件应用模板不同，按照各自需求进行创建即可。

进阶玩法

我想看到今年平摊到每个月我在软件上花了多少钱，怎么进行计算展示？

这里需要借助 Notion Formula 功能，Notion Formula 是提供像 Excel 一样的计算功能，但是操作相对 Excel 还是有一些复杂，且功能不是很完备，但是够用。

1. 新建属性，选择 Formula 属性；
2. 计算总金额除以十二月，即「价格/12」，选择，得出每个软件的金额；
3. 点击 Table 下方的 「Calculate」，选择「SUM」计算每个月总和。

不过价格计算出现了点问题，这里我们能否四舍五入？截止小数点两位数，保证观感整洁？

这里我偷个懒用 Slice()  方法解决，具体代码效果如下：

toNumber(slice(format(prop("价格") / 12), 0, 5))

对了，如果我只想看订阅软件月花费多少怎么处理？

1. 点击右上角「Fliter」，在点击「+ Add a Filter」；
2. 左侧选择标签属性，接着右侧选择标签为「订阅制」，即可得到订阅软件的每月支出。

Notion 管理第三步：建个装机清单

开头说了，手残装机或者购置新机，在没有“方针”指导下配置，简直就是一个灾难性事故（排除刚买电脑的同学带有十足兴奋感）。

嗯，其实打个标签就好了，就这么简单。我们为常用的软件软件打上「必装」标签即可。

为什么没有批量打标签？因为批量打完标签，之前打完的标签都会统一成一个，相对划算。具体可以参考这篇文章：Notion Database 中如何批量修改标签？

为必装软件生成新视图

打上标签还没完事，接下来我们需要为必装软件创建一个新视图，之后配置电脑，先打开 Notion，打开「必装视图」即可愉快配置。

1. 点击左上角「+ Add a View」，选择 Table 视图，命名「必装」；
2. 在新图下点击「Fliter」，添加标签过滤。

接着给老视图进行命名，之后就可以通过切换视图找到自己想要的内容。

分享给你小伙伴

完整的清单建立完整之后，还可以分享给家人，比如我现在还没有的「女朋友」😭。

Notion 的 Personal 套餐是可以添加 Guest 进某个 Page 编辑。添加完毕后，就可以愉快的和家人一起共享编辑啦！

资源模板

以上的内容的模板你可以点击：Linmi 的软件订阅 进行复制学习使用。

最后

为什么我没提到安全性

在上面的内容里没有提到安全这件事，是因为 Notion 本身是邮件验证登录，如果你的账号被盗，那么你的邮箱也是可能被盗。邮箱都被盗了，不止 Notion 软件遇难吧。不过，一般人极少会出现这种情况。如果想预防的话，直接疯狂的建 1000 个 Page 进行混淆......

思考

借助本篇教程，你可以自己搭建出属于自己的 Database，比如：

• 管理服务器、SSL 到期，物件打折消息提醒；
• 集合自己的笔记，方便随时管理；
• 制作一个 CRM，邮寄清单。

再借助 Notion 便捷的协作分享功能，能很好的提高不会编程的同学的效率。

对了，如果你有兴趣了解更多的 Notion 使用技巧，我写了一些关于 Notion 小技巧的教程，你可以访问这里看到：Notion Tips。

最后，祝大家生活愉快，我是 Linmi，我们下一篇 Notion 教程见。

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