编注：

本文是少数派 2021 年度征文 活动 #效率 21 标签下的入围文章。本文仅代表作者本人观点，少数派对标题和排版略作调整。

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我的效率系统主要包括笔记系统和任务管理系统两个部分。2020 年我在效率方面的探索集中在构建笔记系统上，2021 年开始重新审视自己的任务管理系统。两年间，试了各式软件，看了许多介绍，也参与了不少讨论。目前，自己的效率系统远谈不上称心顺手，但经过这些摸索和尝试，我的笔记体系和任务管理体系均稍显雏形，可勉强持续运转，也留下了不断调整的空间。趁着年度回顾，总结一下自己构建效率系统的原则 —— 一元化收集、项目式管理、多维度链接。

笔记系统与任务管理系统其实差不多

这篇文章将笔记系统和任务管理系统放在一起讨论，统一看作效率系统的组成部分。尽管我用了不同的工具构建笔记系统和任务管理系统，但随着不断实践，我越来越意识到二者间的相似之处。

首先，无论是重要的信息，想法、灵感，还是待办事项，我们都希望能立刻记录下来。也就是说，记笔记和收集待办的目的是一致的，都是即时记录。需要即时记录最直观的原因是怕忘记。因为即便当时不会立刻处理，信息、想法和灵感在以后的思考和写作中可能用到，新的任务有待我们安排时间去完成。如果没有立即记录，这些东西很可能在忙碌中就遗忘了，因而损失了一个绝妙的想法，或者错过了关键的事情。即时记录还有一个重要的好处是帮助我们清空大脑。未完结的事情会一直盘踞在我们的脑子里，干扰我们专注于其他的事项。只有当我们把这些想法和待办记录下来，我们的大脑才会「放下心来」，知道一切已经安排妥当，可以只专心当下了。

其次，既然笔记和任务管理都是系统，二者均涉及到多个步骤的工作流。当下比较流行的笔记法和任务管理方法所推荐的工作流实际上也是类似的。比如说，卡片笔记法提倡即时记录闪念笔记，定时将闪念笔记整理成标准化的永久笔记，且要勤于回顾永久笔记。又如，Get Things Done 系统提倡新进任务及时归入收集箱，集中整理收集箱中的待办事项并安排任务清单，且要做周期性回顾。总结来看，两个方法提倡的工作流都是「即时收集 - 集中整理 - 定期回顾」。其实家居收纳也可以沿用类似的思路，我将它运用到了书房整理中（具体请参见《整理书房，从无序中寻找秩序，抑或是不整理的浪漫》）。简单地说，就是买回家的新书集中放在单独的书柜、架子或隔层中，看完一批新书再集中时间整理，收进可以看作是书库的书柜中。此后，可以定期给书籍重新分类、排列，让不同的书联结在一起。

用这个工作流构建效率系统简单易行，而且我们可以在此基础上合理调整，寻找合适的工具，建立最符合自己需求的笔记体系和任务管理体系。考虑笔记系统和任务管理系统在根本目的和工作流程上的一致性，两个系统的构建可以遵循一样的原则。对应整个工作流的重要环节，本文总结了三个基本原则 —— 一元化收集、项目式管理、多维度链接。

需要先作说明，三条原则并非一一对应工作流总结的三个步骤，三者也并非完全并行的关系。首先，上述所谓「即时收集 - 集中整理 - 定期回顾」本质上就是「收集 - 整理」两步流程（更多请见心安《两步打造适合自己的笔记系统，简单又高效》）。以笔记系统为例，回顾通常不仅仅只是阅读，也会伴随着继续思考、再次整理。同时，整理既包括对内容的整理，也包括对整个笔记库笔记间关系的整理，这也就对应着我们从闪念笔记整理成永久笔记，以及为永久笔记建立索引笔记的两个过程。任务管理系统稍有不同，但也是类似的。GTD 建议固定的时间整理收集箱里的新进待办，安排到任务清单里；定期回顾不仅回顾任务的完成情况，也需要对未完成的任务重新安排和规划。因此，所谓「集中整理」和「定期回顾」的核心都包涵了「整理」。因此，收集时讲求「一元化」，整理时可以尝试「项目式」。

当然，整理时不仅仅有「项目式管理」，我们常用的还有主题式、场景式等等归类和管理的方式。比如说。主题式整理常常用于建立索引笔记，场景式整理常常用于任务管理。此处我们单独提及「项目式管理」，主要因为在之前的许多讨论中对笔记系统中的「项目笔记」和 GTD 系统中的「项目清单」关注较少，而我们的实践中发现「项目」在两个体系中都发挥着非常重要的作用。至于「多维度链接」，可以将它看作贯穿整个系统的核心思想，既应该用在整理中，也同样可以用于收集过程。所谓「多维度」还指链接的类型可以包括文件夹、标签、（双向）超链接等，以及链接的建立可以基于主题相关、项目相关、场景相关等等。

我的效率系统三原则

一元化收集

「一元化」的概念借鉴奥野宣之《如何有效整理信息》中提到的「一元化笔记法」。奥野宣之日常所有随手记的内容都放在一个笔记本里，完全按时间序列排列，不为不同的主题分设不同的笔记本，因而称之为「一元化笔记法」。每天遇到的事情、杂感、想法，收集的票据，乃至想收藏保留的一些包装纸、宣传画等等都会放在一起。GTD 系统里设有一个收集箱，Allen 也是倡议将所有新进的待办事项全部放进收集箱，之后一并整理。

一元化收集最大的好处就是便捷，我们不必去考虑记在哪里、如何分类，记就完事了。心安在《两步打造适合自己的笔记系统，简单又高效》谈到一个高效的系统需要有便捷的收集系统，减小开始记录的阻力。从硬件准备上来看，需要可以随手取用；从体系设计上看，需要做到不分类。试想，如果我们只用一个笔记本来记录所有的信息、灵感和待办，并且随身携带，那么它一定是随手可取的。如果我们按照奥野宣之的方式，打开笔记本就依次往后写也就不需要去想如何分类。当然，对笔记内容分类和整理从整个体系的角度来看一定是有必要的，但这并不意味着我们每一次记录时都要考虑分类的问题，下笔前如果总是需要去想一下该分去哪一类，我们的注意力可能很快就被「如何更好分类」干扰。待办事项的记录也是类似，先不管新进任务属于哪个项目、哪个清单，准备安排到什么时候完成，全部先放进收集箱，收集完成之后再做分类、整理和安排。至于怎么分类，留到下一步「整理」再去处理。

随手可取除了随身带一个笔记本以外还有很多其他的实现方式。目前最常见的一定是在手机上记录了，如果考虑贯彻「一元化收集」的思想，则涉及到的应用软件越少越好，而且使用的软件最好可以打开就能输入，没有其余额外操作，不用考虑新文档收进什么文件夹，也不用考虑用什么字体字号颜色，取什么文档标题。同时，允许输入内容的类型越丰富越好，包括文字、语音或视频、图片，等等。还有一种纸笔方案，可以在家里、办公室等等不同角落放多准备一些便利贴或者便条，以及一只好写的笔，这样也不用在身上一直放着一个硬邦邦的小本子，也可以相对容易地随手拿到记录的工具。我更喜欢使用便利贴，因为在记录完之后，这些便利贴可以汇总贴在一个笔记本里，这样，笔记仍然是「一元化」的。

关于「一元化收集」，需要注意两个问题。第一，强调一元化收集，其实背后的核心观念是将收集过程和整理过程区分开，首先尽可能快速、完备地把要记的东西记下来，等记录完成之后再去考虑分类等与整理相关的问题。你完全可以在写完一条笔记之后停下来，慢慢斟酌用什么标记、怎么做标记。奥野宣之的笔记本做了大量的标记，方便日后翻阅、检索。

我目前的做法也是类似，我现在日常收集通常用 flomo，打开就写，写完之后再考虑怎么加个便签便于之后检索和整理。

第二，我们应当把「一元化」看作一种目标或者理念，而不是严格的要求，更不要作为执念。奥野宣之把所有东西都记在一个本子上，这自然是一种极致的「一元化」，但是我们或许不必非要追求这种极致，只要心怀一元化的理念，减少使用的应用数量、统一记录和标记的方式和格式，精简和标准化收集过程，适当做出调整也未尝不可。

我自己目前的收集途径就不止一种。比如说，我习惯用手机记录，我将想法的收集和待办的收集分在了两个软件中，想法的收集放在 flomo 中，待办的收集直接放进了我的日用任务管理软件 Things 3 的收集箱里。虽然这么操作本质上算是首先对不同的笔记类型做了分类，一类是灵感、思考、信息等，一类是待办，但是我对这两大类记录我不会再在记录的时候再做细分。我在实践中仍然将两类不同的记事内容相应地放进两个不同的软件里，主要考虑有二。一是，要收集的信息和要记录的待办从内容的角度上看，对我来说是有明确分野的，所以我在做软件区分的时候不需要太多的思考，可以下意识地打开相应的软件。在手机操作中，我的这两个软件是并列放置的，打开任何一个都是一样的步骤，并不会存在使用一个统一的软件就会比使用两个分立的软件更便捷的情况。另一点在于，我平时整理待办事项和整理笔记一定是区分开来的，如果我的待办已经集中在任务管理软件的收集箱里，而不必再从各类笔记中挑选出来，对我来说是减少了工作量的。当然，如果我在记录自己思考的时候产生了新的待办，比如说要去读什么材料、问什么人之类的，我不会再从 flomo 跳转到 Things 里，而直接在相应的笔记下记录这些待办了，做好标记，之后再统一整理，汇总到任务管理软件里去。

简单来说，我们提倡「一元化收集」是提倡在建立效率系统时注意将「收集」和「整理」两个步骤分开。「收集」系统追求简单、摩擦力小，以求更快更完整地即时记录。对笔记内容再加工、再分类等等过程留给后续「整理」中在做。实践中，重要的是保证收集工具数量精简、方便易操作。我们在收集过程中不做复杂的整理。在此基础上，我们可以根据自己实际需求和习惯做出调整，不必严格追求极致的「一元化」。比如说，我们可以在记完主体内容之后做一下标记，方便日后整理和检索；也可以在分类明确的情况下提前分大类，减少整理的工作量。

项目式管理

在 GTD 系统中，包含不止一个「下一步行动」的任务就会被看作一个「项目」（project），而且 Allen 的清单并非任务清单，而是项目清单。推广到笔记体系中，我们可以简单地把汇总超过一条笔记内容的笔记看作一个「项目」。实践中，在任务管理时，我已经习惯当某个任务多出一个「下一步行动」时将其直接转换为项目。比如说，我在回家路上经过了一个疫苗接种点，意识到自己到了接种加强针的时间，于是随手打开 Things 3 在收集箱里记下一条「打疫苗」。当晚整理收集箱的时候发现打疫苗并不是简单地去打就行了，我还需要准备好接种信息、需要预约时间，同时还可以计划一下去或者回来的路上可以顺便做什么。于是，就将其转换成了一个「项目」，包含四条「下一步行动」。

但是在笔记管理中，我不会将每一个汇总超过两条笔记的笔记条目看作「项目」，而通常以某个明确的研究问题，或要写的具体某篇小文章看作一个项目，以此为标题新建页面，汇总与之相关的各类笔记。比如说，我想写一篇文章讨论如何选择最适合自己的笔记方法，那么我就会建立一个新页面，以此来汇总项目管理、阅读文献、讨论思考的相关笔记条目。这些内容准备充分之后，再做进一步整理、串联，就可以有一篇文章的底稿了。

我们为什么倡议通过项目来管理笔记和待办呢？

Allen 引用了阿尔文·托夫勒的话「当你着手处理平凡琐事的时候，必须着眼于大局，这样一来，所有的繁琐小事才能够沿着正确的方向发展」来强调「强化纵向工作」的重要性。他建议我们在面对任何一项任务时，都采取五步走策略：定义目标和原则、展望结果、头脑风暴、组织整理、明确下一步行动方案。以「计划出去吃饭」为例，我们可能想当然认为这就是一个简单的行动，但实际上它是一个复杂的「项目」，我们需要明确自己合适的时间、想去的地点，确定饭友的时间和意愿，再去订餐、通知饭友时间地点，可能还要记得准备给朋友的礼物等等。这样我们其实才能对我们的日程安排有清晰的全局把握。

除了一个涉及「下一步行动」的清单以外，Allen 提倡建立一个「项目清单」。这个清单不包含任何执行项目的具体细节或方案，只是一个包含了所有未完成任务的目录。通过「项目清单」来宏观控制各个项目的进度，并确保各个项目都出于自己的掌控之中。「下一步行动」清单和「项目清单」相互补充，一个聚焦于微观行动，指导我们完成具体任务，一个关注宏观进程，帮助我们合理安排每日日程。

通过项目来管理笔记的考虑也是类似的。第一，如果我们把写作看作记笔记的最终目的，把记笔记看作写作的前期准备，那么这种明确的结果导向的组织方式可以更好地为我们的写作服务，让我们对阅读、思考、写作有一个宏观的方向性引导。我们一定有体会，带着研究问题去读论文、想问题通常更具有针对性，也更容易产生新的想法。因此，我们如果有了一个明确的研究问题，完全可以先列出一些要点，比如说需要读的论文的方向、可能需要讨论的几个问题，然后再有针对性地去自己笔记库里检索，是否已有相关的笔记可以使用，明确自己还需要补充阅读哪些材料、讨论哪些问题。通常来说，一个有一定经验的研究人员不会在毫无准备的情况下凭空想出一个研究课题，如果我们坚持记笔记，并有一个长期维护的笔记系统，那么一定可以在自己的笔记库里找到部分相关内容。但是，我们的笔记库一定是一个复杂的知识网，而一篇文章不可能涵盖所有的相关内容，需要精心选取呈现的内心、设计论述结构。因此，组织「项目笔记」的过程就是我们从笔记库中摘取特定的阅读笔记和自己的分析讨论的过程。

我们也可以有一个类似于自己的项目笔记清单的笔记页面，供自己回顾每个项目的进展情况。

第二，部分实验性学科涉及到繁复的项目管理任务。可能研究过程中每一个待办事项的设计都需要有查阅较多资料，写下心得和总结。同时，很多细节是需要保留供以后参考、汇报、分享，乃至在论文发表时公开，因此是需要保留下来的。此外，在这个阶段通常任务管理和笔记记录相互交叉，很难分开。

总结说来，效率系统中应用「项目式管理」可以更好地帮助我们从宏观的角度把握项目进展，与具体的「下一步行动」或笔记库中的相关笔记互动，保证宏观和微观可掌控。这里所谓「项目式管理」在任务管理和笔记管理中的应用在工作流上稍有差异。任务管理系统中可以通常整理收集箱中的待办事项，生成一些项目，再汇总出项目清单。笔记管理中，我们通常有一个主题式、具有层级结构的知识库，每个项目从写作的角度选取、串联知识库中某些笔记条目。同时，项目笔记指导产生的笔记条目后续也需要收进知识库中。关于「项目」在两个系统中的应用，以及「项目笔记」和笔记中「自上而下」「自下而上」模式的关联等涉及的问题较多，我们将另文讨论。

多维度链接

在不断地实践过程中我们对「链接」有了越来越多的理解，在心安归纳的基础上（见《两步打造适合自己的笔记系统，简单又高效》），我们将链接分为两类：共现式链接，导向式链接。其中文件夹和标签属于共现式链接，即当文件或笔记条目出现在一起，我们可以理解为它们之间有某种内在联系，隐形的线将它们牵连在一起。而超链接则是一种导向式链接，即一一对应的关系，它们不必被共同归并在哪里，只要点通 A 到 B 的链接，就可以从 A 走向 B。

共现式链接可以让我们更好地批量处理文件或信息。以文件夹为例，文件夹下含子文件夹，当我们进入到一个文件夹的时候就只能看到一个文件夹里的文件，看不到其他文件夹里的文件。这样的优点是排除了其他文件的干扰，我们可以轻松地专注于当下的这些文件，也可以方便地批量处理。但从另一个方面来看，这也是它的局限，因为某个文件一旦归入某个文件夹，就无法再归入另一个文件夹，失去了与其他文件建立多重链接的可能。同时，由于我们看不到其他文件，我们也很难主动想到这些文件间的关联。此外，我们虽然知道某个文件夹里的文件可能都与某个特性相关，但是我们很难直观地呈现文件与文件关系紧密程度间的差异。（更多讨论请见《贴标签是信息管理的有效方式吗？》）

这种情况下，导向式链接就可以让我们看到两个文件间的直接关联。甚至，由于通常这里超链接可以出现在文本中，我们可以直接写明二者间的关系，方便我们查阅。但是，导向式链接的问题在于，我们看到 A 通向 B 的超链接的时候，只能看到 A 和 B 的关系，而不能从更宏观的视角看到 A 或 B 和其他文件间的关联。

考虑到两类链接各有优势，也各有欠缺之处，我们在构建效率系统的时候需要充分利用两类链接。比如说，任务管理过程中可能共现式链接应用更多，我们常见的是一个项目和相关任务、子任务间的上下级关系；以及通过归并清单、加标签等方式按优先级、场景、时长等特性对不同任务进行分类等。通过这类共现式链接，帮助我们更好的集中处理同类任务，或者进行任务切换。任务管理中也常常会用到导向式链接，比如说我们某期播客和视频主题相关，那么它们之间某些任务可能会重合，这时重合的任务如果相互绑定、直接关联可以大大提高我们任务切换的效率。

笔记系统同样需要两类链接。这两年来谈到建立笔记间的链接、构建知识网络更多提及的是导向式链接，即如上图所示的，建立从 A 到 B 的超链接。以 Roam Research 为代表的新兴笔记软件更进一步，集中展示了反向链接的汇总结果，即我们不仅能在页面看到 A 到 B、A 到 C 等等的链接，也可以看到哪些页面提及了 A。这大大提高了导向式链接的使用效率，让我们对导向式链接也有了宏观观测的可能。笔记系统中的共现式链接也必不可少，通常对应着我们的索引笔记、目录、面板等，通常还包含层级式结构，让我们清楚看到笔记间的层级关系。

除了链接类型不同外，共现式的多维度体现在你可以根据不同的方式汇集，比如说上面提到的，通过一个项目来串联，也可以通过某个具体的主题来串联，做成自己的知识库。也可以有场景式汇集，这其实是任务管理中经常用的，比如说场景、人员、时长、优先级标签等等。导向式链接的多维度体现在充分利用单向和双向链接，把自己的笔记串联起来。

最后想说明一点，其实我们在写任何笔记的过程中都存在联想，只要想到了别的笔记内容，就可以或者说就需要建立关联。同时，整理的过程中也一定会不断发现新的关联，这时可以往已有笔记上再增加链接。不要局限住自己，认为只有卡片盒子里的永久笔记才需要建立链接。标记链接是一个提醒自己的过程，何乐而不为呢？只是在增加链接的时候，尽可能地记录一些链接的语境，即我为什么要建这个链接，两个问题间有什么样的关系，等等，更好地提示自己。

我的系统

我的效率系统基于上述三个原则构建，其实已经非常简单，在很多地方也多次提及，本文不再赘述，只作简要说明。首先，一元化收集。我的日常信息和想法的收集工具是 flomo，待办的收集工具是 Things 3。在家或办公室可能会用到纸笔，收集信息或记录想法时产生的待办会集中记录在 flomo 里。在记录这些即时信息的时候我都是打开软件就写，不会考虑分类问题，一切以尽可能多而完整的记录为宗旨。其次，项目式管理。我的任务管理软件选择了 Things 3，主要就是因为它是目前我们了解到的最典型的以项目组织待办的软件，也正是在试用 Things 3 的过程中，我们更好地理解了「项目」在任务管理系统中的重要性，并将项目式管理延伸到了笔记系统中，通过「项目笔记」组织部分笔记卡片，为写作服务。最后，多维度链接，充分利用各种不同的方式建立链接，让自己的效率系统真正成为一个系统，打通不同条目间的壁垒。

结语

效率生活，我们为什么执着于「建立效率系统」，坚持尝试工具、探讨理论？

分享我们的经历已经两年多，其实我和心安的探索起步得更早，我们常常在午饭后，困意缱绻中，在系里 common room 泡一杯茶，倒一点奶，歪在沙发上，昏昏沉沉开始讨论这些问题，就这么过了许多年。回头看看，加起来也有上千个小时了，我们也常常质疑自己，值得吗？这一切推动我们的研究，改变我们的生活了吗？我们到底有没有必要追求所谓的效率生活？最让我陷入自我怀疑的是我整理外公笔记本的时候，他大概从没考虑过这些，也不追求工具也不谈什么方法，就在不断实践中摸索、调整，最终攒下了那么多东西（如有兴趣，可参见《翻阅外公的活页笔记本，我对双向链接与卢曼笔记法感触更深了》）。是不是写就完事了，写够了系统就有了，问题也就解决了呢？

我想，还是不是这样的。首先，我们早年遇到的问题都是真实的，可以被解决、也应该被解决的。比如说，我们很早就期待我在看论文 A 的时候联想到了 B，以后看读 B 的时候能有什么办法提示自己当初看 A 的时候是怎么理解B的，我用了各种曲线救国的方法，能勉强实现，但操作繁琐、效果一般、难以坚持。直到 Roam Research 及一众双链软件的出现，基本解决了我们当年的困扰，让我们的研究过程更舒心了。

其实，我们不必追求极致的效率，但是也没有必要把时间浪费在无谓的重复和纠缠中，如果有更好的方法和更好的工具可以帮到我们，那剩下来的时间用来休息，用来好好的生活不是更好吗。我们这里所谓的「效率」不是单纯地指单位时间内完成任务的多少，我们认为也需要考虑到我们完成同样工作量时心情的愉悦程度，如果可以用到更顺手的工具，如果可以阻力更少、心情更好，也依然是值得的。

最后，每种工具和方法都不是万能的，总有优点和缺点，其实我们可能都没法直接套用别人的系统，总要自己做出调整，而如何调整需要我们对自己有更清楚的认知，对工具、对方法有更深入的了解。而很多问题只有在尝试中才能理解，在讨论中才能辨明。心安今天帮我改稿子的时候还说到，没有想到我们已经花了那么多时间，回头想想推进最大的时候就是我们讨论这些问题的时候。重点不在于我们用还是不用，试还是不试，在于怎么试，在于怎么看待这个过程。体会和理解工具的过程，也是调整我们对自己认知的过程，我们常常在一款工具用得不顺手的时候更真切得体会到自己的发力习惯，然后决定去改变自己还是更换工具。

追求更高的效率，或者不追求；追求更美好的生活，或者不追求，都不是捡起工具或放下工具这一个行为就可以改变的，这依然是一整个系统。近期，我们的体验就是，去认识自己，去了解世界，找到适合自己的节奏，把系统做简单，多思考、多写作。

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