3 个技巧、11 种用法:我的职场便利贴使用心得

2020-09-16 17:33:04 Author: sspai.com
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最近花 12 元,买了四本便利贴。有同事不理解,因为已经有了 iPad ,按理说很多相关的需求都可以在它上面实现。

我的原因有三个:

第一是无压力。便利贴就那么大,一次只用专注写一小块的内容。

第二是可视化。写的时候很随意,有的时候大字就可以,有的时候可以配上粗糙的手绘。

第三是成就感。特别是需要创意时,写好后贴在一边,接着想下一个,一会功夫,一大堆想法就排满一排。

那么,到底怎么才能使用好便利贴呢?

本文结合自己和同事的实践,以及 Post-it 官网的案例,整理出一套职场上的用法,分享给大家。

图:Post-it 官网

01 便利贴的 11 个用法

做读书笔记

很多人会喜欢保持图书的整洁,不愿意在上面涂涂画画。这时候,可以选择写在便签上,然后再贴在书上,算是一个折中。

做书签

由于便签可以非常方便地贴上和撕下,所以可以用它来做书签。

↑ 用便签做书签

很多同事在向领导汇报工作时,会在关键信息页上贴好便签,方便领导快速定位。

简化观点和想法

在汇报工作前,我们需要有一个准备:假如领导突然有事,只给自己三分钟时间,那应该说哪些内容?

这就需要对内容进行提纲挈领。

有一个好方法,那就是:试着在一张便利贴上写下关键内容。因为空间就这么大,倒逼自己要精炼观点。

做备忘

人为什么会焦虑?很多时候是因为太杂乱,总觉得有什么重要的事忘了。

解决方案就是:事情来了,马上记在便签上,然后贴在可以注意到的地方。

↑ 第⑦点:备忘便利贴

我们还可以通过便利贴的颜色梳理工作排序,例如:

  • 红色的代表重要又紧急。
  • 蓝色的代表重要不紧急
  • 绿色的代表不重要但紧急。
  • 黄色的代表不紧急但不重要。

这样,马上就能管理好自己的精力分配。

团队头脑风暴

很多时候,我们要通过团队来思考创意类的问题。这时候,可以采用头脑风暴的方法:

  • 有一名主持人。
  • 主持人陈述题目。
  • 所有人畅所欲言。
  • 主持人将大家提到的内容用一张张便签写下来,包括瞎扯的内容。
  • 主持人控制时长。在有限的时间内,成员会更有动力去思考。一旦冗长,大家都会疲惫。
  • 采取后续行动。包括将想法进行分类,撕掉无用的内容(便签),并做好纪要,并将后续行动分配给相关成员。

团队表达意见

在开有些会议时,我们会发现部分成员性格内向,不善于当众发表意见。但是,他们的观点可能对团队很有帮助。

这时候,我们可以考虑让他们先写在便签上,然后贴出来。这样我们也可以得到更全面的信息。

制作思维导图

思维导图虽然可以借助相关 App 实现,比如 X-mind、幕布,但如果希望更发散一点,也可以借助便签。

方法如下:

· 将核心主题置于页面中央。

· 从中心点不断延展出相关的分支结构。

· 之后在分支上贴上便签,上面写着大家提供的思路。

· 再不断细分,延展的极限是不能想到更多的内容。

进行工作铺排

对团队来说,形成工作共识很重要。只有上下同心,才能形成合力。

有的团队会组织大家开会,理清哪些事情做好了,哪些事情还没有完成,下一步应该怎么走。贴上便利贴,大家都知道进展,也清晰了目标。

思路整理

这是我经常用到的地方。比如在构思一篇文章时,就先写下一个个想法,然后再把它们归类,最后得到文章的主体架构,之后便是填充。

自我激励

人是情感动物。

我会在工作台上写上座右铭,当自己懈怠时,看一眼,告诉自己:岁月本长,忙者自促。

结构化思维引导

这在培训中经常用到的场景,比如要让大家更全面地思考要不要做一件事,那就:

· 准备大白纸。

· 在纸上画好 SWOT (优势、劣势、机会和威胁)。

· 接下来让学员在便签上写下自己想要的内容,然后贴在对应的模块里。

这样便得有了结构化的整理。

02 便利贴的三个使用技巧

具体使用便利贴的过程中,我这里又有三个建议供大家参考:

第一,用颜色分类。

比如前文提到的,用不同颜色的便签代表工作事务的重要和紧急程度。除此之外,也可以:

  • 用颜色代表不同的模块,如绿色代表优势,红色代表劣势。
  • 用颜色代表不同的笔记,如绿色代表摘录,红色代表思考。

第二,想到就记下。

想到什么就马上记下来,不要担心写错,写错了撕下就扔掉。便利贴一张两三分钱,确实也不贵。

相比而言,创意更贵。

第三,(大多数时候)字要大。

因为大多数时候是用于思路整理、提醒、展示,这时候字大一点,可以方便后期贴在墙上(或白板)上,一目了然。

03 相关 App / 网页

当然,肯定还是有朋友会更喜欢电子记录或是希望将二者搭配起来,这里推荐三个你可能用得上的 App / 网页。

印象笔记的桌面便签功能

它可以改变颜色、同时设置多张便签、便签置顶、插入图片,基本满足大多数使用场景。

↑ 支持多张便签(以及多种颜色)
↑ 支持插入图片

Post-it 

这是 3M 家出品的官方便签软件。基于它,我们可以:

  • 拍摄纸质便签,自动识别为电子化的便签。
  • 直接在 App 里进行手绘。
  • 对多张便签进行归类梳理。
↑ Post-it

关联阅读:整理生活中四散的便利贴,你可以试试 3M 的官方应用

miro.com

这是一个视觉化的协同合作白板,即多人一起编辑,头脑风暴,形成设计或工作方案。当然,一个人也可以做。

个人认为它最大的特色是:在结构化的框架里,贴上一张张便利贴,颜值和功能都让人眼前一亮。

↑ 在 miro.com 上做的图

小结

便利贴的特点是小巧、易贴易撕,这为职场效率的提升提供了很多辅助。

本文介绍了 11 个使用方案:

  1. 做读书笔记
  2. 做书签
  3. 简化观点和想法
  4. 做备忘
  5. 团队头脑风暴
  6. 团队表达意见
  7. 制作思维导图
  8. 进行工作铺排
  9. 思路整理
  10. 自我激励
  11. 结构化思维引导

分享了三个使用技巧:

  1. 用颜色分类
  2. 想到就记下
  3. 大多数时候字要大

同时,也介绍了三个有用的 App和网页:

  1. 印象笔记的桌面便签功能。支持改变颜色、设置多张便签、便签置顶、插入图片。
  2. Post-it。可拍摄纸质便签并识别为电子便签,可直接在 App 内手绘,也支持对多张便签进行归类。
  3. miro.com。在白板上张贴便签,颜值和功能都很过关。

以上。

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